آموزش انبارداری

مقاله آموزش انبارداری1

كار انبارداري شغل مهم و پرمسؤليتي است . اجناس و موجوديهاي انبار با يد تحت اختيار يك انبار دار مسؤل باشد . اگرچه اجناس يكي از مهمترين عوامل هزينه است كه به طور متوسط 55 درصدهاي تمام شده كالاي ساخته شده را تشكيل ميدهد . به همين جهت است كه مؤسسات صنعتي تا حدودي مجهز براي تدارك و خريد و انبار كردن مواد خواهد بود . موجودي هاي انبار با يد در محلهاي محفوظ و دور از خطر بطور منظم طوري نگهداري شود كه دسترسي به ان در موقع لزوم به آساني ميسر باشد. و اقدام راكد وزائد و ناباب انبار با رؤساي مسؤل بنگاه گزارش شود نوع و مقدار مواد و حداقل و حداكثر موجودي هر يك از اقلامي كه ميزان آن توسط مديران فني تعيين مي شود بايد پيوسته مطمح نظر انبار دار قرار گيرد .

 تعريف انبارداري :

 عبارت از دريافت جنس يا كالا از خارج ( از قسمتهاي مختلف شركت ، ياديگران از خارج شركت ) و نگهداري آنها با توجه به قوانين انبارداري كه باعث سهولت در تحويل دادن ( صدور ) و تحويل گرفتن ( ورود با كمترين وقت و نيروي مورد نياز)باشد و رسانيدن اجناس و كالاهاي مورد نياز قسمتها يا خريداران به آنها در حداقل وقت ممكن براساس مدارك و ضوابط قانوني .

تعريف كمك انباردار :

كمك انباردار كسي است كه علاوه برمهارت كار انبار مي تواند از عهده كنترل كالاهاي ورودي به انبار ، جابجايي و چيدن آنها ، انبار گرداني ، دادن اطلاعات به واحد سفارشات و تحويل كالاهاي اماني و رعايت اصول و مقررات انبارداري بر آيد

شرح وظايف مسئول کاردکس انبار:

1. استفاده از سیستم کدگذاری برای شناسایی هر یک از اقلام کالاها

2. ثبت مشخصات اقلام وارده و صادره در سیستم کاردکس

3. نظارت بر ورود و خروج هر یک از کالاهای خریداری شده و موجود در انبار و صدور حواله کالاها براساس تحویل گیرنده‌های آنها

4. تنظیم فرم کامپیوتری قبض انبار، حواله انبار و برگ درخواست خرید آنها

5. وارد کردن اطلاعات انبار در سیستم کامپیوتری براساس گروه‌بندی مشخص شده از نظر نوع اقلام و دسته‌بندی آنها

6. تطبیق مشخصات اقلام خریداری شده با مشخصات مورد نظر در برگ درخواست خرید کالای مورد نظر

7. صدور اسنادی نظیر قبض انبار، حواله انبار و مطابقت فاکتورهای خرید با صورت ریز فاکتورها از نظر یکسان بودن آنها و نداشتن اختلاف در فاکتورهای اقلام خریداری شده

8. شناسایی کالاهای راکد قبل از رسیدن تاریخ انقضاء آن و نیز خرید خرید کالاهای مورد نیاز واحدها و شارژ انبار قبل از صفرشدن کالاها

9. تطبیق کلیه درخواستها اعم از خرید یا حواله از انبار براساس موافقت مسئولین واحدها و امضاء ریاست یا معاونت محترم پشتیبانی و هماهنگی با مدیر امور مالی

10. همکاری به منظور انبارگردانی سالیانه و مستقرشدن در واحد انبار در روزهای انبارگردانی و ارائه اطلاعات کافی به مسئولین ذیربط

انجام اموری که از طرف مافوق ارجاع می‌شود

تعريف جابجايي :

جابجايي عبارت است از ؛ فعاليتي كه از زمان ورود كالا به انبار و قرار گرفتن در جاي مناسب تا زمان خروج كالا از انبارانجام مي شود .

تعريف سيستم اطلاعاتي انبار :

منظور از سيستم اطلاعاتي اجراي عمليات مربوط به كالاي موجود در انبار و همچنين نظارت بر كنترلهاي لازم روي مراحل مختلف اين عمليات برطبق روش منطقي و سيستماتيك مي باشد . يا به عبارت ديگر روشي است منطقي كه ميتوان كالاي مورد نياز تهيه و نگهداري نمود .

تعريف انبار :

كليه موجودي هاي مواد بايد تحت اختيار و ابواب جمعي يك انباردار مسؤل باشد.اين شخص بايد تجربه كافي در روشهاي انبارداري داشته،لياقت وكفايت اداره عمليات انبار را دارا باشد،در امانت و درستي او ترديدي نباشدو بتواند افراد تحت سرپرستي خود را به خوبي اداره كند.

شرح و ظايف و مسؤوليت هاي انباردار به قرار زير است:

الف) تميز و مرتب نگهداشتن انبارها

ب) تحويل گرفتن مواد وارده به انبار پس از اطمينان از مطابقت آنها با مشخصات مندرج در برگ سفارش كالا و برگ رسيد كالا يا در اعلاميه بدهكار انبار.

ج) قرار دادن مواد در جاي صحيح آنها در انبار.

د) مقابله مانده هاي كارتهاي انبار با موجودي هاي واقعي انبار.

ه)ارسال تقاضاي خريد كالا به اداره خريد در مواقعي كه موجودي هر يك از اقلام به حد تجديد سفارش مي رسد.

و) ممانعت از ورود اشخاص غير مجاز به داخل انبرها .

ز) صدور مواد از انبار در مقابل حواله هاي انبار كه به امضاهاي مجاز رسيده باشد.

ج) تهيه گزارش مواد ناباب و كم مصرف جهت اطلاع هيأت رئيسه.

تقسيم بندي داخلي انبارها : قفسه ها و محفظه‌هاي محتوي مواد انبار بايد در راهروي مشخص قرار گرفته باشند تا دسترسي به آنها به آساني ميسر باشد. در بسياري از موارد ممكن است لازم باشد راهروهاي كافي براي عبور وسايل گذاشت و برداشت مواد در داخل انبار تعبيه شود ، در اين صورت بهتر است خطوط سفيدي در كف انبار نقش شود كه محل محفظه‌ هاي مواد مختلف را مشخص نمايد.

مزاياي انبارهاي مركزي در مقايسه با انبارهاي فرعي به شرح زير است :

الف) صرفه جويي در تعداد كارمندان و تمركز متخصصين انبارداري در يك اداره

ب) كاهش هزينه هاي دفتري و صرفه جويي در مدارك و نوشت افزار .

ج) امكان نظارت بهتر .

د) كارمندان انبارها با انواع مواد انبار آشنايي پيدا ميكنند و در صورت غيبت هر يك از كارمندان سايرين ميتوانند كار او را انجام دهند .

ه) امكان تقسيم بندي بهتر انبارها .

و) تسهيل كنترل موجوديها .

ز) امكان تقليل موجوديها به حداقل و در نتيجه تقليل فضاي انبارها

خ) كاهش مقدار كالاي ناباب و كم مصرف

ط) امكان تقليل سرمايه مصرفي در موجوديها به حداقل .

- معايب احتمالي تمركز انبارها عبارتند از :

الف) افزايش هزينه حمل و نقل داخلي

ب) محل انبارها ممكن است از بسياري دواير مصرف كننده دور باشد و موجب ناراحتي و تاخير در تحويل جنس گردد .

ج) خرابي وسايل حمل و نقل داخلي يا بروز ساير موانع در انبارهاي مركزي موجب ايجاد وقفه در كار دواير گردد .

سازمان و انبارهاي مؤسسات صنعتي با نوع صنعت و بزرگي مؤسسه و سياست اداره كنندگان آن بستگي دارد ولي بطور كلي ميتوان انبارها را از لحاظ سازماني به 2 نوع تقسيم كرد : انبارهاي مركزي يا اصلي و انبارهاي فرعي يا دستي.

محل انبارها بايد طوري انتخاب شود كه حداكثر كارآيي و سرعت عمل را ممكن سازد. انبارها بايد حتي المقدور نزديك به محل رسيد و ارسال كالا باشد تا هزينه هاي نقل و انتقال به حداقل تـقليل يابد در عين حال بايد انبار طوري وقع شده باشد كه به آساني در دسترس كليه قسمتها و به خصوص قسمتهايي كه مواد سنگين يا پر حجم مي كنند باشد .

در كارخانه هاي بزرگ كه تعداد دواير زياد است انبارها را نميتوان در محلهايي قرار داد كه هم در نزديكي دايره رسيد كالا قرار گرفته و هم به كليه دواير مصرف كننده نزديك باشد تا تحويل مواد به آساني ميسر گردد . به اين جهت غالبا لازم است انبارهاي فرعي داير نمود كه براي تحويل مواد به قسمتهاي به خصوص كارخانه مناسب باشند . و در اين صورت انبار مركزي مواد و مصالحي را كه هر يك از انبارهاي فرعي براي تحويل به حوزه عمل خود لازم دارند هر چند يكبار به آن انبارها صادر ميكنند . در اين شرايط حتما بايد كمك انباردارها مسئول انباردار كل باشند تا بتوان سياست خريد ، انبار كردن و صدور مواد از انبار را در تمام مؤسسه هماهنگ و يكنواخت نمود .

سازمان انبارها و كنترل موادمصرفي در توليد

اهميت اجناس انبار در غالب شركتهاي صنعتي قسمت قابل توجهي از وجوه شركت به مصرف سرمايه گذاري در موجوديهاي جنسي ميرسد و شركتهايي كه روش هاي منظم و مطمئني نداشته باشند ممكن است زيانهاي عمده اي از اين راه متحمل شوند .

در اكثر مؤسسهت كوچك و بعضي اوقات حتي در مؤسسات بزرگ اهميت حس اداره انبارها از نظر دور مانده و به اين موضوع كه مواد و مصالح انبار ارزش نقدي معادل قيمت خود دارند توجه كافي نميشود . حيف و ميل مواد ، فاسد شدن آنها و عدم توجه در جابه جا كرئن و نقل و انتقال و حفظ و حراست آنها منجر به تقليل سود يا حتي ابجاد زيان شده و به اين جهت ايجاد انبارهاي مجهز و اداره آنها با روش صحيح يكي از شرايط ضروري استفاده كامل از يك دستگاه حسابداري صنعتي است .

انبار به محل يا فضايي گفته مي شود كه براساس يك سيستم طبفه بندي صحيح ، مواد اوليه ، كالاي نيم ساخته ، محصول ساخته شده و با فرآيند هاي مختلف صنعتي بازرگاني در آن نگهداري مي شود .

چيدن كالا

پس از دريافت و تحويل گرفتن كالا يا اجناس و صدور رسيد انبار به چيدن كالا در جاي مناسب طبق اصول و روال خاصي مي باشد .اين اصول عبارت است :

الف – تعيين محل قرار دادن كالا انبار – قفسه –طبقه –ردیف)

ب – چيدن و انبار نمودن كالا

ج –تهيه كارت شناسي كالا و نصب آن بر روي اجناس .

تعيين محل قرار دادن كالا انبار قفسه – طبقه – رديف

يكي از راههاي بالا بردن راندمان و ايجاد نظم و كاهش هزينه ها و ضايعات و به حداقل رساندن زمان ، چيدن صحيح كالا مي باشد . به چيدن و نگهداري كالا در انبار در يك محل خاص صفافي گفته مي شود .

يكي از متداولترين شيوه و تنظيم و نگهداري روش ، كه كدبندي كردن محل ، قفسه ، راهرو و طبقات است ؛ كه در مؤسسات بزرگ به خود انبار تعلق گرفته مي شود .

بهترين عوامل قرار گرفتن كالا در انبار

1. ميزان تقاضا يا مصرف كالا

2. محل و موقعيت و شكل ظاهري و نوع ساختمان انبار

1. ميزان تقاضا يا مصرف كالا

2. محل و موقعيت و شكل ظاهري و نوع ساختمان انبار

3. وجه تشابه

4. امكانات و تجهيزات انبار

5. خصوصيات فيزيكي

6. خصوصيات كيفي كالا

ميزان تقاضا يا مصرف كالا :

منظور از مصرف يا ميزان ارسال كالامي باشد . كه به طور كلي مي توان به سه دسته پر مصرف ، متوسط مصرف و كم مصرف تقسيم نمود . كه بهتر است كالاي پر مصرف نسبت به دو نوع ديگر در دسترس باشد .

محل و موقعيت و شكل ظاهري و نوع ساختمان انبار :

هنگام قراردادن كالا در انبار بايد به محل و موقعيت ساختمان انبار ، ظرفيت مفيد و قابل استفاده ، وجود ستونهاي داخل انبار ، درب هاي ورودي و خروجي انبار ، تهويه و نورگيري و شكل ظاهري انبار ، ارتفاع و ابعاد مختلف انبار و غيره توجه نمود .

وجه تشابه :

يكي ديگر از عوامل ، تشابه يا تشابه مصرف كالا مي باشد . مثلاً اجراء موتور در يك قسمت و اجراء روشنايي در قسمت ديگر كه دراين تشابه مصرف را مي رساند . ويا آچارها در يك قسمت و لوله ها در قسمت ديگر كه اين خود تشابه كالا ها را مي رساند . لذا قرار گرفتن اقلام مشابه وهم مصرف در كنار هم باعث كوتاهي مسافت ، كاهش خستگي ، تسهيل در دسترسي به موقع و فراهم سازي كالا در پاسخگويي به درخواستها مي گردد.

امكانات و تجهيزات انبار :

يكي ديگر از عوملي كه در تعيين محل قرار دادن كالا مؤثر است : امكانات و تجهيزات موجود در انبار مي باشد . اين تجهيزات شامل ؛ وسايل حمل و نقل داخل انبار و ساير تجهيزات انبار.

خصوصيات فيزيكي :

يكي ديگر از عوامل در تعيين محل قرار دادن كالا خصوصيات فيزيكي مي باشد .

خصوصيات كيفي كالا :

اين خصوصيات شامل : كالا فاسد نشدني ، قابل انفجار ، سمي بودن و گران قيمت مي باشد .

چيدن و انبار نمودن كالا :

براي چيدن كالا در انبار بايد به نكاتي توجه كردكه عبارتند از :

الف : در چيدن كالا در انبار حتي الامكان اجناس را نبايد پخش چيد . بلكه بيشتر از ارتفاع بجاي سطح ، استفاده كرد . آن هم به وسيله قفسه بندي انبار يا با استفاده از پالت كالا ها را بر روي هم قرار داده تا حد مجاز استفاده از ارتفاع رعايت حداقل فاصله 6 سانتي متري از سقف مي باشد .

ب : بعضي از اقلام مانند : قطعات فلزي را مي توان بدون صدمه ديدن در محيط آزاد انباركرد .

ج: طول وعرض قفسها بايد متناسب با اندازه اجناس باشد .

د: انبار كردن قفسه ها بايد متناسب با وسايل جابجايي و حمل ونقل درنظر گرفته شود . براي مثال : براي انبارهايي كه فقط قفسه دارند ، و هيچ گونه تجهيزات حمل و نقل استفاده نمي شود . فاصله آنها بايد به اندازه دونفر كه به راحتي عبور كنند باشند

ذ : بعضي از اجناس مصرف فعلي دارند مانند ضديخ كه بعد از زمستان كه بايد آن را جابجا نمود تا استفاده بيشتري از فضاي انبار شود .

ر : در خصوص كالاهايي كه بايد پيمانه ، وزن و يا متر شوند حتي الامكان بايد در نزديك محل اندازه گيري باشند .

تهيه كارت شناسايي كالا و نصب آن بر روي اجناس :

هر انبار ، داراي دو نوع كارت است :

اول : كارت كوچك (كارت قفسه) :

كارت كوچك انبار در بالاي قفسه يا روي هر يك از اجناس نصب مي شود . و داراي مشخصات زير ا ست .

1. نام كالايي كه كارت مربوط به آناست .

2. شماره جنس و نوع كالا

3. موجودي حداقل و حداكثر

4. واحد مقدار

5. مقدار متضمن تاريخ وارده و صادره و موجودي

دوم – كارت بزرگ

كارت بزرگ داراي مشخصات زير است .

1. شماره برگ كه در موقع مصرف ويژگيهاي بعدي به ترتيب به برگ داده مي شود

2. شماره جنس

3. مشخصات كامل جنس

4. واحد مقدار

5. موجودي حداقل و حداكثر

6. شماره رديف و ثبت ورود و خروج مربوط به كارت

7. فروشنده

8. اطلاعات مربوط به ورود كالا با تفكيك تاريخ و مقدار و مبلغ

9. اطلاعات مربوط به خروج كالا با تفكيك تاريخ و مقدار و مبلغ

10. اطلاعات مربوط به موجودي كالا

بطوري كه در بالا ذكر شده است روي هر يك از اجناس موجود در انبار و هر نوع كالا كه داراي شماره و طبقه بندي مي باشد . با كارت كوچك انبار نصب مي شود و انباردار شخصاً با كمك انباردار ورود و خروج و موجودي هر جنس را از حيث تعداد با ذكر تاريخ در آن ثبت مي كند .

كارتهاي بزرگ به منزله دفتر حساب جنسي كالا مي باشد . بنابراين بايد با دقت نگهداري شود از نقل و انتقال بي مورد آن خودداري شود . و كارت بزرگ علاوه براين كه داراي مزاياي كارت كوچك انبار مي باشد . اسم فروشنده و بهاي جنس خريداري شده را نيز تعيين مي كند. و به ترتيب شماره كارت كه برمبناي شماره بندي كالا است بايگاني مي شود.

مراحل انبار داري :

با توجه به توضيحات داده شده انبار داري در 3 مرحله انجام مي گيرد كه عبارتند از :

1. مرحله در يافت يا تحويل گرفتن كالا

2. مرحله نگهداري و حفاظت اجناس و كالا در انبار(نباركردن )

3. مرحله صدور يا تحويل دادن كالا به خارج از انبار

وظايف انباردار

مسؤليت امور انبار و نگهداري موجوديهاي جنسي به عهده انبار دار است . او بايد تجربه و دانش كافي در روشهاي انبارداري ، لياقت و كفايت اداره عمليات را دارا باشد . و امانت داري او مورد تأييد قرار گيرد .

عوامل مؤثر در انتخاب محل انبار

با توجه به اهميت انبار ها ، براي ساختن يك انبار مناسب عوامل زير را بايد در نظر گرفت :

1. برآورد ظرفيت يك انبار

2. در نظر گرفتن نقطه مبدأ و مقصد

3. محدوديتهاي زمين و عوامل جانبي آن

4. محدوديتهاي قانوني و مسائل جانبي

5. حفاظت وايمني

عوامل تخريب كالا :

عوامل تخريب كالا بسته ، به نوع كالا و شرايط نگهداري آن متفاوت مي باشد و شركتهاي توليد كننده به مرور زمان و با كسب تجربه راهكارهاي گوناگون براي جلوگيري از خرابي كالا و يا جنس توليد شده خود در انبار ها و يا موقع بارگيري و حمل و نقل آن پيدا كرده اند .

عوامل تخريب كالا عبارتند از :

1- عوامل فيزيكي 2- عوامل شيميايي 3- عوامل بيولوژيكي 4- عوامل مكانيكي .

در شركتهاي سهامي آ ب و فاضلاب بيشترين نوع عامل تخريب از نوع عوامل فيزيكي مي باشد .

عوامل فيزيكي مانند :

- زلزله : زلزله يك عامل تخريبي است و براي جلوگيري از آن بايد ساختمان انبار قدرت و مقاومت زلزله را داشته باشد بنابراين در موقع ساختن بناي انبار بايد پيش بيني لازم شود.

سيل : سيل نيز از عوامل ديگر تخريب است و براي جلوگيري از آن نبايد انبار را در مسير سيل ساخت .

دزدي : دزدي نيز از عوامل ديگر تخريب است براي كاهش اين خطر بايد از ورود افراد متفرقه به داخل انبار جلوگيري كرده و پنجره ها و دربها را نرده كشي و مجهز به دزدگير نمائيم حتي الامكان انباردر محلهاي عبور و مرور و در كنار خيابان ساخته نشود . و به طور كلي در ساخت انبار امنيت آن در نظر گرفته شود .

آتش سوزي : آتش سوزي نيز خود يكي ديگر از عوامل تخريب است و براي جلوگيري از آن بايد به پرسنل انبار آموزشهاي لازم را درباره اطفاي حريق بدهيم ودر موقع بروز آن هرچه سريعتر به آتش نشاني اطلاع داده و در محوطه انبار كپسولهاي آتش نشاني ، آب ، تابلوهاي هشدار دهنده و… مهيا باشد

انواع وسايل حمل و نقل :

1. چرخ دستي : چرخ دستي ها وسايلي هستند كه به وسيله فرد در حالت ايستاده حركت داده مي شوند . اين وسايل مي توانند با نيروي محركه يا بدون آن باشد . نيروي محركه چرخهاي دستي معمولاً به وسيله انرژي الكتريكي تأمين مي شود و هدايت آنها به وسيله فرد صورت مي گيرد . چرخهاي دستي در انواع متنوعي ساخته شده اند كه برحسب نياز نوع مناسب آن انتخاب و مورد استفاده قرار مي گيرد . از اين وسايل براي حمل بارهاي كم و در مسافتهاي كوتاه استفاده ميشود. در انتخاب اين وسايل براي داخل انبار بايد به ابعاد چرخ دستي و عر ض راهرو هاي بين قفسه هاي انبار دقت نمود .

انواع چرخ دستي عبارتنداز :

1. چرخ دستي افقي (ساده)

2. چرخ دستي چند طبقه

3. چرخ دستي جمع آوري سفارشات

4. چرخ دستي مايل

مكان ساخت انبار

امروزه متخصصين و طراحان با كسب تجربه و اطلاعاتي كه در طي سالها كار و تلاش از طراحان گذشته بدست آمده و با سرعتي كه علوم امروز از لحا ظ معماري و شهر سازي و كلاً امور ساختماني پيشرفت كرده ديگر براي ساختن مكاني براي استقرار كالا كه به آن انبار مي گويند دچار هيچ مشكلي نمي شوند و انبار ها را به بهترين شكل ممكن و در بهترين مكان طراحي كرده و شروع به ساختمان سازي آن مي كنند حال براي آشنايي بيشتر با شرايط محيطي آن ، چند نكته ساده و در عين حال مهم را براي شما توضيح خواهيم داد .

انبار قاعدتاً به دو گروه مختلف تقسيم مي شوند :

1. انبا رهاي مركزي

2. انبا رهاي فرعي

كار شناسان انبار را به نوع شرايط توليد و حجم جنس توليد شده محل استقرار انبار را كه تا حد امكان بايد به محل در يافت و ار سال كالا نزديك باشد انتخاب مي كنند با اين روش در هزينه نقل و انتقال صرفه جويي شده و در عوض سرعت كار بالا رفته و به ميزان قابل توجهي در سود دهي توليد تأثير دارد و اين در مورد ساخت هر دو گونه انبار چه مركزي و چه فرعي رعايت مي شود.

اصلهاي مهم در خريد :

بطور كلي پنج اصل زير بايد در خريد ها رعايت شود :

1. كيفيت مناسب

2. كيفيت ( مقدار ) مناسب ( Right Quantity )

3. قيمت مناسب ( Right price )

4.منبع مناسب ( Right source )

5.زمان مناسب ( Right time )

پس از اينكه اين نكات در امر خريد انجام شد و كالاي از فروشنده خريداري شد نوبت به مرحله ورود كالا به انبار شركت مي باشد .

كه بدين صورت كه :

فروشنده ضمن ارسال كالا ، نسبت به ارسال فرمي بنام ( صورت حساب ) كه شامل مشخصات كالاي فرستاده شده ، تعداد يا مقدار آن ، قيمت واحد و قيمت كل آن مي باشد ، مبادرت مي نمايد .وبا ورود كالا به انبار مؤسسه و تحويل آن به انباردار نسبت به صدور ( برگ رسيد كالا به انبار (اقدام مي شود . كه شامل فاكتور يا صورتحساب ، فروشنده ، وسيله حمل ، شرح كافي تعداد يا مقدار آن ، واحد ، وزن ، ارزش واحد و قيمت كل آن مي باشد .

مزايا و معايب سيستم :

1. شناسايي و دسترسي بهتر و راحت تر به موجودي انبار ، مخصوصاً در مؤسسات با حجم موجوديهاي زياد و متنوع .

2. دادن اطلاعات دقيق و صحيح به مديريت و ساير بخشهاي مؤسسه .

3. سيستم با داشتن اهداف از پيش تعيين شده خود مي تواند اطلاعاتي كافي به افراد تازه وارد بدهد .

4. اطمينان خاطر براي مديران و مسؤلين بخشها در برابر سيستم منظم كه متكي بر اطلاعات صحيح و كافي است .

5. كنترل دقيق سيستم از طريق كنترل موجوديهاي انبار و بررسي اشكالات آن .

كاهش هزينه هاي مصرف بدون مواد و تأثير روحي مثبت به اثر وجود نظم و آگاهي مسؤلين از ميزان دقيق موجوديها .

معايب نداشتن سيستم انباداري :

1. ممكن است كمبود فضا در انبار بوجود آيد زيرا كالاها خوب چيده نشده و يا قبلاً پيش بيني نشده است .

2. عدم نظم باعث جابه جايي اضافي و اتلاف وقت پرسنل انبار و در كل صدمه ديدن كالا مي شود .

3. اتلاف وقت در مواقع انبار گرداني ( موجودي برادري) به علت نامرتب بودن انبار

4. عدم توجه به وسايل ايمني و نحوه استقرار كالا و حمل نقل مي تواند موجب بروز خسارت جاني و مادي براي موسسه مي شود .

انبارها در موسسات توليدي با توجه به توليد و دامنه فعاليت كارخانه ، به دو نوع مركزي ( اصلي ) و فرعي تقسيم مي شوند .

در كارخانه هاي بزرگ توليدي به علت حجم زياد توليد ، ساختمان انبار مركزي را نمي توان نزديك كلية واحدهاي توليدي احداث نمود . لذا در هر واحد توليدي انبار فرعي ايجاد مي گردد و انبار مركزي هر چند وقت يك بار ، مواد مورد نياز واحد هاي مختلف توليدي را به انبار همان واحد ار سال مي نمايد . در اين صورت ، براي اداره انبار هاي فرعي ، به كمك انبار داري نياز است كه مسؤليت ادارة اين انبا رها را زير نظر انبار دار به عهده بگيرند .

مدارك كالا در انبار:

مداركي است كه در هنگام ورود كالا به انباربا يد صادر شود تا انباردار رسيدن جنس را به انبار تأييد كند . اين مدارك قابل استفاده در قسمتهاي ديگري از جمله : (سابداري ، كامپيوتر مركزي ، ـ كاردكس مركزي ) ، دايره خريد و … مي باشد .

اين مدارك عبارتند از : در خواست كالا ، در خواست خريد ، رسيد انبار قبض انبار كه در بعداً به توضيح آنها مي پردازيم .

اهميت و سازمان انبار ها:

سازمان انبارها :

نظر به اين كه قسمت عمده اي از منابع نقدي شركتهاي توليدي ، به مصرف سرمابه گذاري براي موجوديهاي مواد مي رسد ، اگر از روشهاي انبارداري مطمئن و منظمي استفاده نشود ، زيانهاي جبران ناپذيري ببار خواهد آمد . به عنوان مثال ، نداشتن موجودي مواد به حد كافي ، موجب وقفه هاي زيان آوري در توليد مي شود و با خريدهاي فوري براي جلوگيري از اين وقفه ها نيز هزينه هاي توليد افزايش مي يابد . اگر مواد با بيش از حد مطلوب خريداري شده باشد ، باعث ركود سرمايه و افزايش هزينه هاي انبارداري و نابابي مواد مي شود . روش انبارداري بايد طوري طراحي گردد كه از حيف و ميل ، فاسد شدن و افت نا مناسب مواد جلوگيري شود و نقل و انتقال ، جابه جايي ، حفظ و حراست موجودي مواد ، به طور مطلوب صورت گيرد .

اهميت انبار:

هدف از ايجاد تشكيل انبارها چه در سازمانهاي دولتي و چه در بخش هاي خصوصي تأمين ، نگهداري و در دسترس قرار دادن سري وسايل مورد نياز آنها مي باشد . بطور يكه اگر مواد و لوازم مورد نياز به موقع تهيه و در دسترس واحد مصرف كننده قرارداده نشود ، در گردش كار و فعاليتهاي آن مؤسسه ايجاد مي گردد .

ساختمان انبارها ترجيحاً بايد نزديك به محل توليد باشد . تا انتقال مواد ، مخصوصاً مواد سنگين و پر حجم به واحدهاي توليدي ، به آساني صورت گرفته ، هزينه آن نيز به حداقل كاهش يابد .

انواع انبار ها :

1. از نظر نوع كالايي كه در آن نگهداري مي شود :

الف : انبار كالاهاي معمولي :

اقدام در اين انبار به شكل جامد كانتينر شده ، بسته ها و كارتن ها مي باشند .

ب : انبار مواد قابل انفجار

ج : انبار كالاهاي فاسد شونده

د: انبار مواد فله اي

ه: انبار مواد شيميايي

كه در شركت کارخانه رنگ سازی از اين نوع انبار استفاده مي شود . به انبارهايي اطلاق مي شود كه نگهداري اقلام آن شرايط و تجهيزات مخصوصی را مي خواهد .

انواع انبار از نظر ساختمان

انبارها از نظر ساختمان به سه دسته تقسيم مي شوند :

1. ساختمان كامل پوشيده

2. ساختمان سرپوشيده بدون ديوار

3. انبار محوطه باز يا بارانداز

لازم به ذكر است كه به انبار ساختمان كاملاً پوشيده توضيح مختصري داده مي شود :

انبارهاي كاملاً پوشيده به انبارهايي كه داراي سقف ، ديوار و درب مي باشند اطلاق مي شود . وبراي ساختمان اين گونه انبار ها مي توان از مصالح ساختماني مختلف استفاده نمود ودر اين گونه انبار ها اقلامي نگهداري مي شود كه حفاظت آنها از باد ، باران ، آفتاب ، سرقت و… ضرورري است .

موجودی انبار:

کنترل موجودی

موجودی : اجناس ، مصالح ، مواد و قطعاتی که در امر تولید وفروش

و اداره کردن صنعت مورد استفاده قرار می گیرد.

اهمیت موجودی ها

موجودی ها از جمله دارائی هایی هستند که نیازمند توجه دقیق

مدیریت واحد های تجاری ـ تولیدی می باشند.

دو ویژگی مهم موجودی ها :

1- مقدار زیادی ازمنابع واحد تجاری ـ تولیدی در موجودی ها نهفته است. مطالعه و بررسی روی تراز نامه شرکت ها نشان می دهد که حدود 15- 35 درصد از سرمایه شرکت ها را موجودی ها تشکیل می دهند. همچنین نشان می دهـد که حدود 17- 24 درصد از ارزش موجودی ها به عـنوان هزینه نگه دارای متحمل می شـود و نسبت های موجودی به فروش در حدود 12- 20 درصد و نسبت موجودی به کل دارایی 16- 30 درصد است.

2- گردش موجودی ها که برخلاف دارایی های غیر مجاز ( که خلاف

مدتی بیشتر از یک سال به پول نقد تبدیل می شوند) بطور مداوم

مصرف و بعذا ً جایگزین می گردند.

دلایل نگه دارای موجودی ها :

جلوگیری از بروز وقفه در عملیات تولید

جلوگیری از ایجاد نوسانات هنگام مواجه شدن با تقاضای نامنظم

جلوگیری از تحویل ندادن بموقع محصولات

حذف عواملی که به نارضایتی منجر می گردد.

امکان ایجاد فرصت برای مدیران در جهت برنامه ریزی های مستقل از یکدیگر

جلوگیری از ایجاد گلوگاه در امر تولید

مزایای موجودی ها

1- عامل مهمی در افزایش سود در صورت نگه دارای آن در حد مطلوب است.

2- موجب جداسازی عملیات مختلف از هم می گردد.

3- دست مدیران را برای برنامه ریزی های مستقل باز می گذارد.

4- برای مواقع وجود تقاضاهای متغییر و فصلی نقش ضربه گیر را ایفا می کند.

انواع هزینه در کنترل موجودی :

هزینه خرید (قیمت مواد) ارتباط مستقیم با مقدار خرید

هزینه سرمایه مستقیم

هزینه کمبود معکوس

هزینه نگه دارای ارتباط مستقیم

هزینه سفارش معکوس

تعیین مقادیر اقتصادی سفارش :

هزینه هر بار سفارش

نرخ مالیات

میزان استفاده مواد در دوره معین

نرخ هزینه نگه دارای هر واحد

نرخ هزینه سرمایه شرکت

قیمت هر واحد

هزینه نگه دارای

هزینه سفارش

متوسط سرمایه گذاری

هزینه خرید

هزینه سرمایه

رابطه مقادیر موجود با انواع هزینه (انبارو فروش)

جهت کاهش هزینه های انباردارای صـرفه در آن خواهد بود که موجودی انبارها درحداقل ممکن نگه دارای گردد. به عبارت دیگر به جای سفارش کالا در حجم زیاد و ذخـیره آن در انبار ، از نظر مخارج انبار دارای بیشتر مقـرون به صرفه خواهد بود که سفارش کالا در حجم و مقادیرکم و تعداد سفارشات بیشتر باشد.

سفارش چند نوع کالا با فرض ثابت بودن هزینه های سفارش و انبار دارای :

به طور معمـول در انبار کالاهای زیادی را می توان به طوری طبقه بندی کرد که هزینه های سفارش آنها همچنین هزینه های انبارداری آنها با یکدیگر برابر باشد. با طبقه بندی کالاها بـه این صورت یکی از خواص بسـیار مفید و قابل استفاده در فرمول « EoQ » حاصل می گردد.

فرمول(EoQ) با در نظر گرفتن زیان های ناشی از خالی بودن انبار :

در صورت رجوع مشتری و دادن سفارش ممکن است اجناس مورد تقاضا به مقدار خواسته شده در انبار موجود نباشد و یا تحویل جنس به مشتری به تاخیر می افتد. در چنین شرایطی به آن علت که مشتری جهت خرید جنس به سایر رقبا مراجعه می کند، بر اثر شرکت به صورت غیر مستقیم زیانهایی را در برداشته و از اعتبار شرکت در جوابگویی به تقاضا خواهد کاست که به اختصار به آن هزینه کمبود گویند. برای جلوگیری از این موارد دفاتر فروش معمولا سعی برآن دارند که همواره انباردار مصالح ساخته شده باشد تا به محض مراجعه مشتری و دریافت سفارش بتوانند نسبت به تحویل کالا اقدام کنند. در ضمن نگه دارای کالاها در جریان ساخت قطعات برای تسریع این اقدام ضروری به نظر می رسد.

ذخیره احتیاطی (ایمنی)

عبارت است از میـزان اضافی موجودی انبار که برای جلوگیری ازکمبودهای احتمالی ذخیره احتیاطی دارای دو نوع اثر بر هزینه های سازمان می باشد که ازیک طرف ذخیره ایمنی باعث کاهش هزینه های ناشی از کمبود شده و از طرف دیگر هزینه های انبار دارای را افزایش می دهد.

در تعیین ذخیره انبار دارای دو نکته حائز اهمیت است:

1- به حداقل رساندن هزینه های ناشی از کمبود

به حداقل رساندن هزینه های انبار دارای های انبار دارای

در مورد قطعات راههای تشخیص میزان نیاز به قطعات یدکی :

مراجعه به پیشنهادات سازنده دستگاه : خرابی قسمت های ثابت دستگاه از قسمتهای متـحرک دستگاه کمتر است . سازنده دستگاه تصمیمات خود را براساس شرایط ایده آل مطرح می کند

تجربیات و سوابق استفـاده کننـده از دستگاه : اگر از تجربیات خودمان استفاده کنیم به مراقبت بهتر از روش اول است

مراجعه به سایر رقبا در صنعت

مدل دریافت تدریجی کالا EpQ

توضیحات این مدل مشابه مدل EoQ است یعنی تصمیم گیری در شرایط اطمینان کامل و قیمت و نرخ ثابت است اما بر خلاف EoQ دریافت کالا به صورت یکجا نیست و به صورت تدریجی و با نرخ ثابت صورت می گیرد. از این مدل می توان درشرایطی که قطعات در داخل کارخانه تولید و به مصرف می رسد استفاده کرد. در این صورت هزینه هر بار سفارش همان هزینه هر بار راه اندازی خواهد بود. در این مدل متوسط سطح انبار کمتر از EoQ خواهد بود اگر فرض کنیم که تعداد تولید در واحد زمان p عدد و تعداد مصرف در واحد زمان u عـدد باشد در هر واحد زمـانیp - u واحد به موجودی انبار اضافه می گردد و زمانی تولید متوقف می گردد که در هر واحد زمانی u عـدد از موجـودی انبار کاسته شود. با این شرایط برای این که بتوان تابع هزینه کل انبار دارای را فرمول کرد لازم است ابتـدا حداکثر موجودی و متوسط موجودی در انبار را محاسبه کرد.

طبقه بندی کالا در انبار

طبقه بندی: اشیا و کالاهای موجود را در انبار طوری دسته بندی و تقسیم کنیم که مابین آنها صفت مشترکی که پایه طبقه بندی واقع شده، موجود باشد.

اهداف طبقه بندی

1- قرار دادن کالاهادر دردسته های کنترل پذیر

2- ایجاد سرعت در انتقال اطلاعات

3- کاهش هزینه های سازمان مثل خرید

4- آماده سازی ساختار برای کد گذاری

5- نظام دادن به اطلاعات برای مقایسه آنها

عوامل موثر درانتخاب سیستم طبقه بندی

1- تعداد اقلام انبار و ظرفیت آنها

2- وسایل نگهداری و میزان ورود و خروج کالا

3- موقعیت های جغرافیایی موجودی های انبار

4- مقررات و نظر مقامات مسئول سازمان

طبقه بندی کالاهای سازمان

- طبقه بندی کالاهای مورد نیاز سازمان

- طبقه بندی کالاهای موجود در انبار

- طبقه بندی کالاها در سطح مواد مورد نیاز صنایع کشور

- طبقه بندی بر اساس طرح ها و برنامه ها

- طبقه بندی بر حسب مراحل کار

مراحل طبقه بندي موجودي‌هاي كالا در انبار

1- شناسايي و صورت برداري موجودي‌هاي كالا

شناسايي با رؤيت هر يك از اقلام با توجه به مشخصات و خصوصيات و محل مصرف آنها صورت مي‌گيرد در مرحله شناسايي و تعيين نام و مشخصات فني توجه به مدارك و مستندات موجود آن نيز ضروري ولازم است. پس از شناسايي كليه انواع اقلام موجود در انبار مي‌بايست اقدام به صورت برداري از اقلام مزبور كرد كه در واقع صورت اوليه اقلام و اجناس موجود درانبار ناميده مي‌شود.

پس از صورت برداري از كليه اقلام شناسايي شده موجود در انبار مي‌بايست مبادرت به گروه بندي و يا دسته‌بندي آنها و تعيين مشخصات كامل (مشخصات شناسنامه اي) كرد.

مراحل طبقه بندي موجودي‌هاي كالا درانبار

2- طبقه بندی بندي موجوديهاي كالا :

طبقه بندی عبارت است از جدا سازي و يك كاسه كردن انواع كالاها به گروه‌هاي همگن با نظمي منطقي. بنابراين براي طبقه بندي موجوديها“ شناسايي و شناخت اجناس مزبور ضروري است.

در طبقه بندي كالاها بايد به صفات مشترك و همگروه و هم خانواده بودن آنها نيز توجه كرد .

طبقه بندي كالا يك نوع نظم منطقي دادن به موجوديها در انبار نيز به شمار مي‌رود تا كليه مصرف كنندگان و واحدهاي مختلف در يك سازمان بتوانند زبان مشتركي در خصوص انواع موجوديها داشته باشند.

طبقه بندي ضمن اينكه عمليات دريافت ” نگهداري و توزيع كالا را آسان مي‌كند و كاربرد فرمهاي مختلف و رايج در سازمان را تسهيل مي بخشد و از اشتباهات مختلفي كه امكان بروز آن وجود دارد جلوگيري مي‌نمايد.

اصول و شرايط طبقه بندي موجوديهاي كالا

1- موجوديهايي كه داراي صفات و وجوه مشترك هستند يا كاربرد مشترك دارند در يك گروه طبقه بندي گردند.

2- احتياجات مختلف يك مؤسسه به همراه شرايط و نيازهاي همان مؤسسه مد نظر قرار گيرند.

3- انعطاف پذيري و سادگي طبقه بندي كالا و قابل فهم بودن آن براي كليه كاركنان مؤسسه در نطر گرفته شود.

4_ نظام جامع مي‌بايست طراحي و پياده و به موقع اجرا گذاشته شود كه كليه موجوديهاي فعلي و آتي انبار را در بر گرفته و پوشش دهد.

5- گروهها يا دسته‌هاي مختلف كالا بايد بر اساس واحدهاي شمارش رايج مشخص و هر نوع كالايي با يك شماره نشان داده شود.

6- موجوديها بايد به نحوي طبقه بندي گردند كه بتوان شماره كالاها را به همراه شماره گروه كه تعداد ارقام يكسان براي كليه آنها در نطر گرفته مي‌شود ” مشخص گردند.

7- روش طبقه بندي مي‌بايست طوري انتخاب و تنظيم شود كه در زمان اضافه كردن اقلام جديد طبقات گروههاي كالا تغيير نكند و قابل جذب در سيستم مزبور باشد.

8- در طبقه يندي موجوديها مي‌بايست به نحوي انجام شود كه در صورت استفاده از برنامه‌هاي نرم افزاري رايانه‌اي“ قابليت انطباق با آنرا داشته باشد.

9- طبقه بندي موجوديها مي‌بايست به نحوي انجام شود كه تا بتوان از اعداد چند رقمي و با استفاده از اعداد اعشاري در صورت لزوم و نشان دادن هر گروه كه نماينده وجوه و صفات و كاربرد مشترك كالاهاست ” استفاده كرد.

روشهاي مختلف طبقه بندي موجوديهاي كالا

1- روش استاندارد

در روش طبقه بندي موجوديهاي كالا بطور استاندارد“ سعي بر آن شده است كه روش جامع و فراگيري براي كليه اقلام در نظر گرفته شود تا از آن بتوان در كليه مؤسسات و سازمانهاي توليدي و تجاري در يك كشور و يا حتي در سطح بين المللي استفاده شود.

روشهاي مختلف طبقه بندي موجوديهاي كالا

2- روش عادي (معمولي)

در سيستم طبقه بندي موجوديهاي كالا بصورت عادي يا معمولي“ روشهاي مختلفي وجود دارد

طبقه بندي كالا بر اساس مراحل انجام كار

طبقه بندي كالا بر مبناي طرح و پروژه

طبقه بندي كالا بر اساس مشخصات و ماهيت

خروج كالا از مؤسسه

الف : انواع كالا

اجناس موجود در انبار برحسب نوع و كيفيت به شرح زير تقسيم مي شود :

1. مصالح : مانند آهن آلات ، كاغذ ، ميز ، و نظاير آن كه جنبه معرفي دارد با در خواست معرفي از انبار خارج مي شود .

2. اثاثيه مانند : ماشين تحرير ، تلفن ، و نظاير آن با رد خواست غير معرفي از انبار خارج مي شود .

3. ممكن است بعضي مصالح كه از انبار خارج مي شود براي تبديل نوع جنس به كار رود مثلاً پارچه تبديل پرچم شود . بنام ( درخواست تبديل نوع جنس )هيه خواهد شد .

ممكن است بعضي از اجناس از انبار سازمان بطور امانت تحويل گردد كه براي خروج آنها از در خواست مخصوص استفاده خواهد شد

ب تحويل مصالح :

در اين مورد براي تحويل و خروج مصالح از انبار در خواست انبار صادر در خواهد شد ، كه با توجه به مندرجات قيد شده در درخواست انبار از انباردار استعلام مي گردد . كه از طرف حسابداري معادل آن تأمين اعتبار مي شود. پس از تأمين اعتبار براي دريافت كالابه انبار مراجعه مي گردد.

ج : ثبت در كارت انبار:

سازمان انبار ها با تعيين ارزش كالاهاي تحويلي كالاي در خواست شده را تحويل مي دهد و در خواست به امضاي گيرنده مي رساند . و مقدار از كارت كوچك انبار كسر مي كند و در دفتر صادرات انبار ثبت مي نمايند .

در پايان يك نسخه از درخواست خروج كالا و يك برگ از صادرات انبار به حسابداري مربوطه ارسال مي نمايند .

د : تحويل كالاي غير مصرفي

درخواست كننده كالا ، درخواست را براي تأمين اعتبار به حسابداري مربوطه تسليم خواهد كرد كه حسابدار درخواست را تكميل مي نمايد . كالاي درخواست شده به وسيله **** از انبار در يافت مي گردد . وبه امضاي آنها مي رسد و انبار دهنده كالا پس از تكميل مقدار تحويل نسبت به تحويل كالاي درخواستي اقدام مي كند . و بالافاصله درخواست را در كارت انبار ودر دفتر صادرات در ستون كالاي غير مصرفي ثبت مي نمايد .

ه- درخواست خروج كالا براي تبديل نوع جنس

در خواست خروج كالا به انبار دار ارائه مي شود و با تعيين هاي آن در خواست را براي تأمين اعتبار به حسابداري ارسال مي نمايد .

حسابدار حساب مخصوص براي تبديل نوع جنس نگهداري خواهد كرد . كه براي گرفتن به انبار مربوطه تعيين مي نمايد .

در مورد تبديل نوع جنس اين نكته ضروري است كه تبديل بايد به همان انباري برگشت شود كه مصالح و مواد اوليه آن را تحويل داده است .

و: درخواست فروش يا واگذاري كالا

در اين مورد انبارداران از فرم مخصوص در خواست خروج كالا استفاده خواهند كرد و كالاي تحويلي رادر دفتر صادرات ثبت خواهد كرد . در اين صورت فروش كالا به دو صورت انجام مي گيرد . 1- به صورت نقد 2- به صورت نسيه

بصورت نقد خريد بايد معادل بهاي آن به حساب سازمان به بانك داده باشد و رسيدي دريافت نمايد كه براي تحويل كالا به انبار ارائه نمايد .

بطور نسيه ، مجوز مربوطه ضميمه دفتر صادرات خواهد شد و حسابداران وظيفه دارند ارزش كالا رابه بدهكار حساب مربوطه گذاشته و در مقام مطالبه برآيد و مراقبت نمايد كه كالاي واگذاري به موقع برگشت داده شود .

انتقال كالا از انباري به انبار ديگر

در اين مواقع درخواست مخصوص تهيه مي شود كه بامشخصات كامل ، تاريخ حمل و شماره بارنامه و نظاير آن در درخواست قيد شده است .

بديهي است حسابداران ارزش مقدار كالاي ارسالي رابه انبار ديگر به بستانكار حساب انبار) فرستنده) و بدهكار انبار (تحويل گيرنده) منظور خواهد داشت .

مشكلات تحقيق

با توجه به اينكه هر محققي در ابتدا با اهداف تحقيق در ابتداي كار ندارد ممكن است در محل با مشكلات عديده اي برخورد كند . براي مثال : مانند يك نمونه كاري از مسؤل انبار كه ممكن است باعث سردرگمي و كاهش راندمان كاري كه در كل باعث تلف شدن وقت آنها دركار شود .

مزاحمت وجود محقق در كاركنان كه ممكن است درآن موقعيت ويژة رفتار و اعمال طبيعي و عادي نداشته باشند . كه اين امر به نوبه خود روائي يافته ها را كاهش مي دهد .

بهرحال مطابقت نمونه با اهداف تحقيق و محقق را در گزينش نمونه مناسب هدايت مي نمايد

.

محدوديتهاي تحقيق:

به نظر ما تشخيص محدوديتها اهميت بسياري دارد . و طرز چگونگي پي بردن به محدوديت عملي تحقيق بايد قبل از انجام عملي تحقيق باشد. كه در جريان تهيه طرح و نقشه فكري محقق صورت گيرد . زيرا تشخيص محدوديتها ، محقق را برچگونگي جمع آوري اطلاعات و مراحل انجام آن و طبقه بندي و كاربرد آنها بصيرت مي دهد . بنابراين حضور مستقيم الزامي است كه براي مشاهده منظم و دقيق وقايع بتواند محدوديت كامل داشته باشد . كه هم اكنون آشنايي با محدوديت در سيستم انبارداري با نحوه چيدن كالا در انبار ، مراحل انبارداري ، درخواست كالا از انبار و صدور كالا از انبار ، نحوه انتقال كالا از انبار به انبار ديگر ، نحوه كد بندي و شماره بندي كالا و … كه داشته باشيم خود به خود به چگونگي عمليات آن ويا حتي اشتغال در آن مي شويم . كه مي توان آن به راحتي به سيستم آن پي ببريم .

ويژگيهاي تحقيق :

كثرت اطلاعات در زمان كوتاه: 1

فرد محقق با نظارت كامل از روئيداد مي تواند اطلاعات وسيعي را در زمان كوتاهي بدست آورد .

2 بالا بردن اعتبار اطلاعات :

با حضور محقق در موقعيت دقيقاً مي داند كه چه مي خواهد و چه چيزي را مي خواهد دنبال كند .

3 :رسیدگی نظارت و بررسي صحت يا سيستم اطلاعات

در روش جمع آوري اطلاعات دربارة درستي اطلاعات با توجه به حضور مستقيم او در موقعيت همچنين آموزشي كه قبلاً در اين باره ديده است مي تواند قضاوت كند مثلاً در سيستم انبارداري در صورتي كه فرد جديدي مسئوليت انجام بخشي از فعاليتهاي سيستم را برعهده گيرد مي تواند در كمتر بين زمان از چهارچوب فعاليتها و روابط سيستم اطلاع حاصل مي نمايد در اين موقعيت با توجه به وابستگي سازمان به شخص خاص و اتلاف وقت در موقع انبار داري به علت نا مرتب بودن انبارها نمي تواند بخوبي فعاليتهاي سيستم را برعهده بگيرد .

محل تحقيق :

شركت سهامي آب و فاضلاب

استان كهگيلويه وبوير احمد

شهرستان گچساران

مدت تحقيق :

با توجه به مدت زماني كه در اختيار داده بودند كه حدوداً بايد 6 ماده باشد توانستيم به نحو احسن از نحوة سيستم انبارداري بخوبي ياد بگيريم .

در حاضر حتي بتوانيم از انجام اين سيستم بخوبي فيض ببريم .

روش تحقيق :

چنانچه اين تحقيق از طريق مشاهده اي و كتابخانه اي ارزشيابي شده است با توجه به تمام شرايط مراحل انجام آن كليه عمليات ورود و خارج كالا در انبار با توجه به نقاط وقوت وضعيت آن و ماهيت و نحوه انجام آن مطرح و توضيح داده شده است .

تجزيه و تحليل تحقيق

سيستم انبارداري در شركت سهامي آب و فاضلاب

بعد از اينكه توضيحات نسبتاً كاملي بطور خلاصه و مفيد ارائه شد . حال وارد سيستم انبارداري در شركت سهامي آب و فاضلاب بطور عملي مي شويم . و در هنگام عمل مي بينيم كه به چه صورت انجام مي شود و تمام نكاتي كه رائه شد در اين مرحله رعايت مي شود . قبل از هر چيز لازم است تعريفي از شركت سهامي آب و فاضلاب ارائه شود .

شركت سهامي آب و فاضلاب ، شركتي خصوصي و جزء شركتهاي سهامي خاص است . وزير نظر وزارت نيرو و سازماندهي و اداره مي شود .

شركتهاي سهامي يكي از اشكال عمده مؤسسات تجاري هستند كه در ميان ساير اشكال حقوقي رواج بيشتري داشته ، ميزان داراييها و تعداد كاركنان زيادي دارند و از انجام عمليات بالايي برخوردار مي باشند . يك شخصيت حقوقي است كه مي تواند مالك دارايي باشد و براي ادامه فعاليت خود ، بدهي نيز تقبل نمايد . داراييهاي هر شركت ، مستقل از داراييهاي صاحبان سهام آن شركت بوده و نمي تواند به عنوان وثيقه بدهي هاي شخصي صاحبان سهام به شمار رود .

نحوه سيستم انبارداري در شركت سهامي آب و فاضلاب

مراحل سيستم انبارداري در شركت سهامي آب و فاضلاب بدين صورت كه مرحله به مرحله انجام مي گيرد توضيح خواهيم داد .

لازم به ذكر است كه تعريفي از اسناد و مدارك داشته باشيم

آشنايي با اسناد و مدارك

اسناد و مدارك و فرمهايي كه عمدتاً مورد استفاده مؤسسات تجاري در رابطه با عمليات خريد و فروش آنها مي باشند عبارتند از :

الف – اسناد و مدارك خريد

ب:- اسناد ومدارك فروش

ج- ساير اسناد ومدارك

مراحل مربوط به اسناد و مدارك خريد در مؤسسات تجاري بستگي به كوچكي و يا گستردگي فعاليت آن مؤسسه دارد كه معمولاً بترتيب زير مي باشد .

ورود كالا به انبار

اجناس از چند طريق وارد انبار مي شوند :

در يافت كالا از طريق خريد داخلي

كليه كالاهاي خريداري شده داخلي ، همراه با يك نسخه از فرم در خواست كالا و تقاضاي خريد ، از طريق مأمور تداركات به انبار مؤسسه تحويل مي شود . خريدهاي داخلي اساساً از طريق مناقصه و با استعلام بها بر طبق آيين نامه معاملات مؤسسه صورت مي گيرد.

انباردار پس از شمارش و اعمال كنترلهاي لازم به تحويل كالا و صدور رسيد انبار اقدام مي نمايد .

در يافت كالا از طريق خريد خارجي

پس از طي مراحل مختلف مربوط به خريدهاي خارجي ، ترخيص كالا از گمرك و تحويل به انبار ، بطور عمده براساس صورت بسته بندي ( packing list ) صورت مي گيرد.

برگشت كالاي مازاد برنياز

اقلام مازاد برمصرف دواير مختلف يك مؤسسه ( پس از اعلام صحت انها ) قابل برگشت به انبار است انبار پس از شمارش ، توزين و اعمال كنترلهاي لازم ، به تنظيم فرم برگشت كالا به انبار اقدام مي كند .

نقل و انتقال كالا بين انبار ها

جهت انتقال كالا ( مواد ، قطعات) از يك انبار به انبار ديگر در يك مؤسسه از فرم انتقال كالا بين انبار ها استفاده مي شود . انبار متقاضي پس از دريافت كالا ،يك نسخه از فرم مزبور را امضاء مي كند وسپس آن را براي اجراي عمليات مالي به حسابداري ارسال مي دارد

درخواست كالا

انباردار نياز اداره را درمورد كه از بررسي و مايحتاج اداره از جهت تعداد يا مقدار به صورت نامه كتبي همراه با فرم درخواست كالا به رئيس اداره اعلام نموده كه در صورت موافقت كردن رئيس مربوطه ، اقدام به دستور به واحد مالي جهت تأمين اعتبار مي نمايد .

لازم به ذكر است كه اين فرم در سه نسخه تهيه شده كه هر كدام از اين نسخه ها به قسمت مربوطه ارائه مي شود.

نسخه اول: نسخه اول به حسابداري ارسال شده و سند حسابداري آن تهيه مي شود

نسخه دوم : نسخه دوم نزد انباردار شركت مي ماند .

نسخه سوم : نسخه سوم بايگاني شده .

در اين فرم همان طور كه در شكل ارائه شده است به صورت زير تهيه مي شود : در مرحله اول اين فرم شماره خورده و تاريخ همان روز كه جهت درخواست كالا ارائه شده است و پس از اينكه براساس تعداد يا مقدار تكميل شد در انتها انباردار و سپس رئيس اداره آن را امضاء كرده و به واحد مالي ارسال مي شود .

درخواست خريد

بعد از اينكه فرم درخواست كالا تكميل شد و به امضاء انباردار و رئيس اداره رسيد به واحد مالي ارسال شده و در جهت خريد فرم درخواست خريد به صورتي كه در زير توضيح داده مي شود تكميل مي شود .

فعاليتهاي مربوطه به خريد كالا در شركت ويا به عبارتي تأمين نياز هاي انبار كه شامل تهيه و تداركات كالا و خدمات به عهده انباردار و يا واحد خريد يا تداركات مي باشد.

واحد خريد براي تهيه و تداركات كالا و خدمات از طريق عاقلانه و رقابتي يعني با قيمت ، كميت ، كيفيت مناسب و از منبع مناسب و در زمان مناسب با توجه به برگ درخواست خريد رسيده از طرف انبار ها يا قسمتهاي واجد شرايط اقدام به خريد كالا مي نمايد پس مي توان نتيجه گرفت ارتباط اين بخش بطور متقابل باديگر واحد ها مي باشد . بطور كلي واحد درخواست كننده كالا ميبايستي ميزان نياز واحد خود را از جهت تعداد يا مقدار با مشخصات لازم را در فرم به نام « درخواست خريد » درج نموده و به صاحب مؤسسه يا مسؤل مربوطه ارائه نمايد ، كه در صورت موافقت ، دستور خريد را در حاشيه درخواست فوق صادر مي نمايد .

لازم توضيح است كه اين فرم نيز در 3 نسخه تهيه شده و به واحدهاي كه در زير آمده است ارسال مي گردد .

نسخه اول : نسخه اول كه در برگ سفيد رنگ تهيه شده و به واحد حسابداري ارسال شده و در انجا به عنوان يك سند حسابداري سند زده مي شود .

نسخه دوم : نسخه دوم كه در برگ نارنجي رنگ تهيه شده توسط كار پرداز تكميل مي شود .

نسخه سوم : نسخه سوم كه در برگ سبز رنگ تهيه مي شود به بايگاني جهت بايگاني شدن ارسال مي شود .

نكته اي كه در هنگام اين فرم بايد دقت كرد ، در مورد كالائي كه براي اولين بار درخواست ميشود . در ستون كالا كلمه « جديد » نوشته مي شود و پس از خريد و تحويل كالا به انبار ، شماره جديد كالا معين مي گردد .

مسؤل خريد يا واحد خريد كننده مؤسسه) در مؤسسات تجاري بزرگ معمولاً جهت خريدهاي مورد نياز واحدي به نام اداره خريد كه عهده دار كليه خريدهاي مؤسسه مي باشد ، وجود دارد). با در نظر گرفتن صرفه و صلاح و دستورات صاحب مؤسسه پس ار شناسايي فروشندگان كالا نسبت به اخذ « استعلام بها » مبادرت مي نمايد .

در اينجا لازم به تذكر است كه خريدهاي يك مؤسسه معمولاً به يكي از صورت زير مي باشد :

الف : خريد با تعداد كم يا مقدار و مبالغ كم ؛ در اين حالت مأمور خريد يا واحد خريد كننده ضمن دانستن حدود بهاي آن با مراجعه مستقيم به فروشنده اقدام به خريد مي نمايد .

ب : خريدهاي متوسط : در اين حالت مأمور خريد يا واحد خريد كننده مي بايستي از چندين فروشنده نسبت به اخذ بهاي فروش آنها ( اخذ استعلام بها ) اقدام نموده و سپس از فروشنده اي كه كمترين قيمت را پيشنهاد كرده اقدام به خريد نمايد .

انواع مناقصه

مناقصه عبارت است از اقدام براي خريد كالا يا دريافت خدمات به حداقل قيمت ممكن. مناقصه به دو صورت انجام مي شود :

مناقصه عمومي :

در مناقصه عمومي شرايط و مشخصات كلي مورد معامله بين فروشندگان ويا ارائه دهندگان خدمات به رقابت گذارده مي شود و خريدار مي تواند بيشترين استفاده را از شرايط ايجادشده عايد خود كند . مناقصه عمومي با درج آگهي مناقصه در روزنامه آغاز مي شود .

مناقصه محدود :

در اين نوع مناقصه مؤسسه مناقصه گزار ، با ارسال دعوتنامه به تعدادي از فروشندگان كالا و يا ارائه اهندگان كار ، مناقصه را بين آنان انجام مي دهد . علت اينكه در پاره اي موارد از مناقصه محدود استفاده مي شود، اين است كه : اولاً به جهت تخصصي بودن كار ، مناقصه گزار از شركت مؤسسات فاقد صلاحيت فني در مناقصه جلو گيري مي كند .

ثانياً چون در مناقصه محدود مهلتي كه به پيشنهاد دهندگان داده مي شود ، در مقايسه با مناقصه عمومي ، كوهتاه تر است اغلب براي شتاب بيشتر در انجام گرفتن معامله ، از اين نوع مناقصه استفاده مي شود.

آگهي مناقصه

موضوع مورد معامله بصورت آگهي مناقصه ، يك نوبت در روزنامه رسمي كشور ويا به تشخيص موسسه مناقصه گزار از يك تا سه نوبت در يكي از روزنامه هاي كثيرالانتشار محل مي شود . در درج آگهي مناقصه ، نكات زير بايد گنجانده شود :

1. نوع ، مقدار كالا ويا خدمات با ذكر مشخصات كامل آن .

2. مدت ، محل و نحوه تحويل كالا با انجام دادن كار .

3. بهاي پيشنهادي به مبلغ مشخص به همراه قبض سپرده شركت در مناقصه .

4. مدت قبول پيشنهادها و زمان ابلاغ به برنده مناقصه .

5. ميزان سپرده جهت شركت اجراي كار .

6. ميزان تضمين حسن اجراي كار .

7. مدت بررسي پيشنهاد ها و زمان ابلاغ به برنده مناقصه .

8. روز ، ساعت و محل قرائت پيشنهاد ها .

9. ذكر ساير نكاتي كه بايد به اطلاع شركت كنندگان در مناقصه برسد .

تكاليف و وظايف زير به عهده مناقصه گزار است :

1. دستگاه مناقصه گزار مكلف است هرگونه ماليات و يا عوارضي را كه بابت معامله به طرف قرار داد تعلق مي گيرد ، در زمان پرداخت مطالبات ، از مبلغ كالاي تحويلي و يا كار كرد او كسر كند .

2. دستگاه مناقصه گزار در رد يا پذيرش هر يك از پيشنهاد يا همة آنها مختار است .

3. دستگاه مناقصه گزار مجاز به پيشنهادهاي مبهم و مشروط بدون سپرده و نيز به پيشنهادهايي كه بعد از انقضاي مهلت مقرر در آگهي برسد ، ترتيب اثر دهد .

4. دستگاه مناقصه گزار اختيار دارد مقدار كالا مورد معامله را تا حدود 25% افزايش يا كاهش دهد مشروط براينكه كليه محاسبات فني مربوط به اين افزايش با كاهش ، متناوباً بررسي وانجام شود .

5. ميزان سپرده شركت در مناقصه ، با توجه به موضوع و خصوصيات معامله ، نبايد از 5% مبلغ برآوردي معامله كمتر باشد .

6. دستگاه مناقصه گزار ، سپرده برنده مناقصه و نيز سپرده شخصي (حقيقي يا حقوقي ) كه بهاي پيشنهادي او در مرتبه دوم قرار دارد را نگهداري مي كند وپسرده ساير پيشنهاد دهندگان را مسترد مي دارد .

7. دستگاه مناقصه گزار موظف است سپرده شركت برنده ، در مناقصه را از تاريخ ابلاغ نتيجه مناقصه ظرف مدت هفت روز اداري در صورتي كه حاضر به انجام معامله نشود و نيز سپرده نفر دوم را چنانچه براي انجام معامله به او رجوع شود و او از انجام معامله امتناع ورزد ، ضبط كند .

مزايده :

مزايده عبارت است از فروش كالا ، اجناس اسقاط ، فرسوده و يازايد موسسه به بالاترين قيمت ممكن .

مزايده در معاملات ، در موارد زير انجام مي شود :

1.در معاملات جزئي فروش به بيشترين قيمت ممكن به تشخيص مسؤليت مأمور فروش .

2. معاملات متوسط با حراج : اطلاعات كلي در مورد نوع ، مشخصات ، مقدار مورد معامله ، ساعت ، روز ، محل حراج و ساير شرايطي كه لازم است با درج آگهي در روزنامه به اطلاع عموم برسد . معمولاً كالاي مورد معامله از قبل ارزيابي و مزايده با بهاي تعيين شده شروع مي شود . و در پايان ، كالا به خريداري كه بالاترين بها را پيشنهاد كند ، واگذار مي شود .

3. در مورد معاملات عمده ، فروش با انتشار آگهي مزايده عمومي صورت مي گيرد . ترتيب اگهي مزايده و نكاتي كه بايد در مزايده ذكر شود ،عيناً مانند مقررات مربوط مناقصه است.

نوشتن دیدگاه


تصویر امنیتی
تصویر امنیتی جدید

ما افتخار همکاری با این شرکتها را داشته ایم


شرکت ساختمانی راساب -  شرکت پوش نما  -  شرکت مهندسی پل و ساختمان الموت  -  شرکت رنگسازی پوشش پارس  -  شرکت راه سازی ناودیس راه- شرکت مهندسي سانا - شرکت بین المللی نام آوران راه و ابنیه  -  شرکت ساختمانی مولدینگ  -  شرکت ساختمانی کیان کار  -  شرکت فرآورده های صنعتی صدف داش  -  شرکت مبلمان اداري اسالم  -  شرکت دانيال خوزستان  -  شرکت مهندسي شفق ديمچه  -  شرکت ني ريز گمار - شرکت بلند طبقه - شرکت برزیلی آندرادگوتی یرز AG و  - شرکت ساختمانی سرمل - شرکت ساختمانی آبژ -  شرکت هورآذر خوزستان  -  شرکت كارنمايان سينا  -  شرکت سبز انديشان – شرکت زرين دشت  -  شركت مهندسي راه و ساختمان ريبار  -  هتل آپارتمان طوبي  - شرکت ساختمانی عمران سریر -  شرکت ساختمانی پرلیت - شرکت تا...

   

 ادامه مطلب...