آموزش انبارداری

كدگذاري كالا

كد گذاري كالا

لزوم كد گذاري كالا و اقلام انبار

به جاي استفاده از نام و مشخصات طولاني كالاها معمولا براي هر يك از اقلام انبار يك شماره شناسايي يونيك اختصاص مي دهند كه در تمام مراحل سفارش ، انبارش ، و مصرف كاربرد گسترده دارد كد گذاري نخستين گام در راه برقراري نظم معنا دار در سيستم هاي اطلاعاتي به شمار مي رود به عبارت ديگر كدگذاري يعني شماره بندي منطقي كالاهابر حسب طبقات و گروه هاي هم خانواده كه كليه اشخاص قادر باشند با زباني مشترك و قابل فهم نسبت به شناسايي كالا اقدام كنند. براي كدگذاري كالاها ممكن است از اعداد ، حروف الفباي فارسي يا انگليسي ، علائمي از قبيل ستاره ، علامت ضربدر، اعشار ، يا علامت هاي قراردادي ديگر مانند رنگ ، حجم ، وزن ، طول و ... استفاده شود.

هدف اساسي كد گذاري كالاها

هدف اساسي شماره گذاري كالاها ابتدا شناخت و كنترل اجناس و كالاهاي مشابه ، سپس تفكيك آنها از يكديگر مي باشد. و در نهايت آماده سازي و نگهداري كليه اقلام موجود در انبار به منظور استفاده آتي در برنامه هاي نرم افزاري رايانه اي است.

روش هاي كد گذاري

روش هاي كدگذاري كاملا متفاوت بوده و بستگي به نياز هر موسسه ، نوع صنعت ، شرايط موجود ، ويژگيهاي موسسه ، ماهيت كالا ، حجم سرمايه گذاري در موجودي هاي كالا ، مقادير، اندازه و اهميت انبار درهر سازماني دارد.

به همين دليل روشهاي متعدد و مختلفي درخصوص شماره گذاري كالاها ارائه شده است و نمي توان يك روش خاص را به صورت استاندارد و فراگير براي كليه سازمانها و موسسات كوچك و بزرگ توليدي و تجاري پيشنهاد و ارائه داد.

متداول ترين روش هاي كد گذاري عبارتند از :

1-      روش الفبايي يا حروفي

اين روش از ساده ترين و ابتدايي ترين روش هاي كدگذاري كالا و اجناس انبار بشمار مي رود در اين روش كالاها بر اساس تقدم حروف نام كالا شماره گذاري مي شوند و با رعايت ترتيب حروف الفبا در قفسه ها چيده مي شوند. اين روش معايب زيادي دارد كه مهمترين آنها عبارتند از : مشابه بودن نام كالاهاي مختلف با يكديگر كه كاربرد و مصارف متعددي نيز دارند و محدوديت در استفاده از حروف الفبا . همچنين عدم امكان طبقه بندي و تفكيك گروه هاي مختلف موجودي كالاها ي انبار. بنا به دلائل ذكر شده اين روش كمتر مورد استفاده قرار مي گيرد.

2-      روش شماره گذاري ساده با اعداد ترتيبي

در اين روش بدون توجه به نوع ، گروه يا خانواده كالا و يا طبقه بندي كالا به اقلام موجود در انبار و يا به ترتيب ورود كالا و اجناس به انبار اعداد متوالي و پياپي اختصاص داده مي شود و در قفسه و رديف هاي متوالي چيده مي شود در اين روش شناسايي اجناس و كالاهاي متعدد و زياد در مقادير مختلف مقدور نخواهد بود و چون امكان دارد اقلام مشابه و اقلام تكراري در طي يك دوره مالي خريداري و وارد انبار شود بنا بر اين امكان دارد براي يك نوع كالا چندين شماره قائل شويم لذا از اين روش فقط مي توان در انبارهايي كه تنوع اقلام آن بسيار كم است استفاده كرد. استفاده از اين روش به دليل وجود اقلام مشابه ،تكراري ، همنام بودن بعضي از كالاها ،متفاوت بودن نام يك نوع كالا و همچنين عدم توجه به طبقه بندي و خانواده كالاها و تفكيك آنها از يكديگر پيشنهاد نمي شود.

3-      روش شماره گذاري با استفاده از حروف و اعداد

اين روش تركيب و تلفيقي از روشهاي شماره گذاري با حروف الفبا و اعداد ترتيبي مي باشدو معمولا از حروف اول نام كالا (اغلب دو يا سه حرف اول نام كالا) و شماره رديفي كه به هر يك از كالاها اختصاص داده ميشود استفاده مي گردد.

مثال :

1الف=آجرفشاري         2الف= آچار       3الف= آلومينيوم

1ب = بادامك           2ب = باطري       3ب = بلبرينگ

1پ = پارچه            2پ = پاكت         3پ = پيچ

بر اين روش نيز ايرادات زيادي وارد مي باشد از جمله:محدوديت حروف الفبا ، تشابه حروف براي انواع كالاهابا ماهيت هاي مختلف و مصارف گوناگون ، امكان استفاده از نام هاي مختلف براي يك كالا ، و ...

4-      شماره گذاري به روش نيمونيك

در اين روش از مخفف كردن نام كالا و اجناس به عنوان كد شناسايي كالا استفاده مي شود و معمولا در انبار هاي بسيار كوچك با تنوع اقلام كم بكار برده ميشود. در اين روش شماره گذاري كالا با حروف اول نام كالا (اغلب دو يا سه حرف اول نام كالا) خلاصه مي گردد و استفاده از اين روش به حضور ذهن فراوان افراد ي كه با انبار سروكار دارند نيازمند است بطور مثال براي شماره گذاري كالا در اين روش ، براي ياطري قلمي (باق) و براي باطري متوسط (بام) و براي باطري بزرگ (باب) و نظاير آن استفاده مي گردد.اين روش هم به دليل تشابه نام كالا ، يكنواخت نبودن نحوه شماره گذاري و شناسايي و مخفف كردن نام كالاها و اجناس ، محدوديت حروف الفبا و ... كمتر مورد استفاده قرار مي گيرد.

5-      روش شماره گذاري با استفاده از اعشار (روش ديويي)

در اين روش فقط از اعداد با بكار گيري اعشار (مميز) براي شماره گذاري و شناسايي كالاها و اجناس و موجوديهاي كالا در انبار استفاده مي شود بطوري كه اعداد سمت چپ اعشار (مميز) نمايانگر گروه اصلي تقسيم بندي كالاها و ارقام سمت راست اعشار (مميز) نشان دهنده گروه فرعي و زير مجموعه گروه هاي فرعي از گروه اصلي خانواده كالاها مي باشد

اين روش بطور عمده در رده بندي موضوعي مكاتبات و يا فهرست بندي كتاب در كتابخانه ها و يا بايگاني پرونده ها و نظاير آن مورد استفاده قرار ميگيرد

مثال : براي يك نوع محصول توليدي درسازماني كه البسه و منسوجات توليد مي كند شماره گذاري كالا مي تواند به شكل زير انجام شود

رده بندي                                    شرح كالا                                                       شماره كالا

گروه اصلي                                 پيراهن                                                           721

گروه فرعي                                 پيراهن مردانه                                                   01/721

زير مجموعه گروه فرعي                 پيراهن مردانه آستين دار                                        011/721

6-      روش شماره گذاري با استفاده از دسته بندي گروهي يا خانواده اقلام

در اين روش يك مجموعه از كالا هايي كه مشخصات اصلي آنها يكسان است يا به يكديگر شباهت دارند و جزو گروه هاي همنام نيز بشمار مي آيند در گروه هاي واحد تقسيم بندي مي شوند و به هر گروه شماره ويژه اي اختصاص داده ميشود و براي اجزاي تشكيل دهنده اقلام هر گروه شماره اي مخصوص يك يا دو يا سه رقمي در نظر گرفته مي شود

مثلا :

براي لاستيك                                    كد 501

براي لاستيك وسائط نقليه سبك           كد 1-501

براي لاستيك سايز 13*600                 كد 11-501

براي لاستيك وسائط نقليه سنگين        كد 2-501

براي لاستيك سايز 12*16*852            كد 21-501

7-      روش شماره گذاري طبقات كالا با استفاده از اعداد

متداول ترين يا شايد بهترين روش كدگذاري كه در بيشتر سازمانها مشاهده مي شود استفاده از اعداد براي تعيين طبقات ، گروه هاي فرعي و اصلي اقلام و كالاها در انبار مي باشد.در اين روش شماره طبقه كالا مي تواند از شماره مخصوص يك يا دو رقمي و يا بيشتر تشكيل شود هر طبقه از كالا از گروه هاي اصلي متعددي بوجود آمده است كه مي تواند شماره مخصوص يك يا دو رقمي و يا بيشتر به هر گروه اصلي (Main Group) را به خود اختصاص دهد پس از آن هر گروه اصلي خود به گروه هاي فرعي (Sub Group)  مختلفي تقسيم مي شود كه براي هر يك از گروه هاي فرعي شماره مخصوص يك يا دو رقمي يا بيشتر در نظر گرفته مي شود.پس از شماره گذاري كالا به روش فوق مي توان پس از گذاشتن يك علامت قراردادي مانند علامت مميز يا اعشار و يا يك خط تيره شماره مشخصه كالا را بطور مثال از نظر رنگ و يا تركيب رنگها و يا طرح و مدل و يا نوع ، مشخصه ديگر براي كالا تعيين كرد كه معمولا از شماره يك يا دو رقمي و يا بيشتر استفاده مي شود.

بنابراين روش شماره گذاري طبقات كالا به روش اعداد را مي توان بطور اختصار با توجه به روش طبقه بندي كالا بر اساس مشخصات و ماهيت به شكل زير نمايش داد

         **                     /                     **                                  **                                    **

شماره مشخصه كالا                     شماره گروه فرعي                 شماره گروه اصلي                  شماره طبقه كالا

چون اين روش محبوب ترين و متداول ترين روش كدگذاري كالا بين طراحان سازمان انبارها مي باشد براي درك بهتر، نحوه شماره گذاري موجودي كالا در يكي از شركتهاي ساختماني كه توسط گروه انبارش  (Anbaresh.com)طراحي شده است را مطرح و مورد بررسي قرار مي دهيم.

لازم به توضيح است تعداد ارقام اختصاص داده شده به طبقه ، گروه اصلي ، گروه فرعي و مشخصه كالا بر اساس نيازهاي موسسه متغير بوده و اين خود بهترين دليل براي عدم استفاده از كدگذاري موسسات ديگر مي باشد و من در اينجا طبقات اصلي را يك رقمي ، گروه اصلي را دو رقمي ، گروه فرعي را دو رقمي و مشخصه كالا را سه رقمي در نظر گرفته ام. طبيعي است كه در روش استفاده شده ذيل تعداد طبقات از 9 طبقه بيشتر نمي تواند باشد ولي در عوض مشخصه كالا از 99 به 999 عدد ارتقاء داده شده است.

با استفاده از روش فوق الذكر طبقات موجودي كالا در اين شركت به شرح ذيل تقسيم بندي شده است:

             نام طبقات اصلي                                                         شماره طبقات اصلي

          اموال                                                                      1

          قطعات يدكي ماشين آلات و تجهيزات                               2

          فراورده هاي نفتي و شيميايي                                        3

          ملزومات                                                                   4

          ابزارآلات                                                                    5

         مواد و لوازم مصرفي ، برقي ، مكانيكي ، تاسيساتي               6

          مصالح ساختماني                                                       7

 من طبقات اصلي را به هفت طبقه تقسيم كرده ام ولي همانطور كه قبلا توضيح داده شد مي شود تعداد طبقات را بسته به نياز موسسه بيشتر يا كمتر در نظر گرفت. با توجه به طبقه بندي كالا به روش فوق ، حال مي بايست براي هر يك از طبقات مزبور ، اقلام تشكيل دهنده آنرا بطور منطقي مرتب نمود و نسبت به شماره گذاري آنها اقدام كرد

هريك از طبقات مطرح شده مي تواند به 99 گروه اصلي تقسيم شود براي مثال ما قطعات يدكي ماشين آلات و تجهيزات را به 99 گروه اصلي تقسيم كرده ايم كه بخشي از آنها را به عنوان مثال مطرح خواهيم كرد:

      نام گروه هاي اصلي                                                           شماره گروه هاي اصلي

قطعات يدكي بلدوزر                                                                      01

قطعات يدكي لودر                                                                         02

قطعات يدكي كاميون                                                                     03

قطعات يدكي ژنراتور                                                                      04

قطعات يدكي غلتك                                                                       05

قطعات يدكي پلانت شن وماسه                                                      06

قطعات يدكي تراكتور                                                                      07

ساير قطعات و لوازم يدكي                                                              99

توضيح مهم : از همان ابتداي كار اختصاص دادن شماره شناسايي به گروه ها ي اصلي و فرعي ، كد 99 را به ساير اختصاص مي دهيم و با اين كار در صورتي كه به هر دليل كد ها به 99 رسيد (كه بندرت اتفاق مي افتد) با استفاده از كد 99 تا مدتها مي توان كار كدگذاري را ادامه داد.

با روش استفاده شده مي توان هر يك از گروه هاي اصلي را به 99 گروه فرعي تقسيم نمود كه در ادامه تعدادي تعدادي از گروه هاي فرعي قطعات يدكي كاميون را به عنوان نمونه مطرح خواهيم نمود

  نام گروه هاي فرعي                                                                         شماره گروه هاي فرعي

قطعات يدكي كاميون بنز 2628                                                                  01

قطعات يدكي كاميون بنز 1921                                                                  02

قطعات يدكي كاميون بنز 911                                                                    03

قطعات يدكي كاميون بنز خاور 808                                                             04

قطعات يدكي سايركاميون ها                                                                    99

حال براي كد دادن به لوازم يدكي بنز 2628 ما از كد طبقه (قطعات يدكي ماشين آلات و تجهيزات يعني عدد يك رقمي 2) و كد گروه اصلي (قطعات يدكي كاميون يعني عدد دو رقمي 03 ) و كد (قطعات يدكي كاميون بنز 2628يعني عدد دو رقمي 01) استفاده كرده ايم بنابراين تا اينجا ما پنج رقم از هشت رقم كد كالا را توليد كرده ايم و اين عدد 20301 مي باشد و سه رقم باقي مانده مربوط به مشخصه كالا بوده كه از 001 شروع و تا 999 قابل ادامه مي باشد با منطق فوق در ادامه بخشي از كالاهاي مربوط به كاميون بنز 2628 را به عنوان مثال براي روشن تر شدن موضوع مطرح مي كنم

نام كالا                                                                               كد هشت رقمي نهايي

اتوماتيك استارت بنز2628                                        20301001  =  001 - 01 – 03 - 2

استارت بنز2628                                                                       20301002

آيينه بغل بنز 2628                                                                     20301003

استكاني تايپيت بنز2628                                                            20301004

استكاني گازوييل بنز2628                                                           20301005

استوپ چراغ زيرپا بنز2628                                                           20301006

هزارخاري كلاچ روي گيربكس بنز2628                                            20301007

خوب دوستان گرامي همانطور كه ملاحظه مي فرماييد كار پيچيده اي نيست اما به قول يكي از اساتيد كد گذاري ساده است اما ابدا آسان نيست و داراي مشكلات خاص خود مي باشد لذا قبل از اقدام به كدگذاري مطمئن شويد كه اطلاعات كافي در مورد نوع فعاليت سازمان ، تعداد و نوع انبارها ، نوع و مقدار موجودي هاي انبار و مقدار گردش تعدادي آنها ، دانش و تجزبه پرسنل انبار و ... را داريد و پس از آن اقدام به كدگذاري كالاها نماييد

با آرزوي موفقيت براي شما خواهشمندم مرا از نقطه نظرات خود در مورد مطالب ارايه شده در اين سايت آگاه فرماييد و همچنين سئوالات خود را در قسمت نظرها مطرح تا در حد توان پاسخگو باشم.

فايل PDF مطلب فوق را از اينجا دانلود كنيد

دانلود مطلب

 

نوشتن دیدگاه


تصویر امنیتی
تصویر امنیتی جدید

مطالب مرتبط

ما افتخار همکاری با این شرکتها را داشته ایم


شرکت ساختمانی راساب -  شرکت پوش نما  -  شرکت مهندسی پل و ساختمان الموت  -  شرکت رنگسازی پوشش پارس  -  شرکت راه سازی ناودیس راه- شرکت مهندسي سانا - شرکت بین المللی نام آوران راه و ابنیه  -  شرکت ساختمانی مولدینگ  -  شرکت ساختمانی کیان کار  -  شرکت فرآورده های صنعتی صدف داش  -  شرکت مبلمان اداري اسالم  -  شرکت دانيال خوزستان  -  شرکت مهندسي شفق ديمچه  -  شرکت ني ريز گمار - شرکت بلند طبقه - شرکت برزیلی آندرادگوتی یرز AG و  - شرکت ساختمانی سرمل - شرکت ساختمانی آبژ -  شرکت هورآذر خوزستان  -  شرکت كارنمايان سينا  -  شرکت سبز انديشان – شرکت زرين دشت  -  شركت مهندسي راه و ساختمان ريبار  -  هتل آپارتمان طوبي  - شرکت ساختمانی عمران سریر -  شرکت ساختمانی پرلیت - شرکت تا...

   

 ادامه مطلب...