آموزش لجستیک

مطالب آموزش لجستیک

نمونه روش اجرایی فرآیند خرید کالا یا خدمات

 

 

 

در ادامه به بررسی یک نمونه از روش اجرایی فرآیند خرید کالا یا خدمات در سازمان ها و شرکت های صنعتی می پردازیم که این رویه می تواند بسته به سیاست های هر سازمان تعریف شود:

فرآیند خرید کالا:

فرآیند خرید با تحویل یک نسخه از فرم سفارش خرید کالا، تکمیل شده و تائید مدیر مالی و  مدیرعامل از انبار به واحد خرید یا تدارکات شروع می شود (نحوه سفارش گذاری کالا در رویه اجرایی انبار توضیح داده شد)، فرم سفارش خرید کالا در واحد خرید در دستور خرید قرار گرفته و کارپرداز خرید مشخص شده و به وی ارجاع می شود و سفارشات مشخص، دسته بندی شده و سفارشاتی که نیاز به اخذ استعلام یا دریافت پیش فاکتور یا انجام مناقصه دارند وارد سیکل مربوطه می گردند.

در صورتیکه دریافت قیمت از طریق اخذ پیش فاکتور انجام گیرد، پس از رؤیت قیمت توسط تأییدکنندگان قیمت پیش فاکتور، در صورت مناسب بودن قیمت، تأمین کننده انتخاب گردیده و سیکل خرید انجام می گیرد.

در تمامی مناقصه های انجام شده صلاحيت پيمانكاران، فروشندگان و تامین کنندگان ‌که با آنها معامله انجام توسط واحدهای فنی و خرید سازمان بررسی و به تصويب هئيت مديره می رسد.

در مورد معاملاتی که مدت تحويل كالا يا خدمات بيش از سه ماه باشد بهتر است عقد قرارداد صورت گیرد.

همواره اطلاعات خريد در خصوص مواد اوليه، قطعات و مجموعه های مورد استفاده در محصول می بایست توسط واحدهای فنی مربوطه در یک فرم تحت عنوان داده هاي خريد ثبت و جهت اطلاع از چگونگی خرید و مشخصات فنی کالا در اختيار واحد بازرگاني و تداركات قرار گيرد، اطلاعات فنی کالاهای دیگر هنگام ارجاع فرم سفارش خرید از انبار در توضیحات فرم مشخص می شود یا خرید کالا طبق نمونه ارسالی درخواست کننده خرید جهت واحد خرید ارسال می شود.

بعد از ارجاع خرید به مامور خرید، در صورتیکه برای تأمین کالا نیاز به پیش پرداخت باشد، پیش فاکتور از تأمین کننده اخذ و پس از تأیید و امضا توسط تائید کنندگان مجاز، پیش فاکتور تأیید شده به حسابداری خرید جهت انجام امور مالی ارسال می شود، پیش فاکتور تأیید شده جهت صدور چک به حسابداری مالی ارسال می گردد. حسابداری مالی نیز پس از دریافت پیش فاکتور اقدام به صدور برگ چک و فرم رسید چک می نماید. برگ چک و فرم رسید چک به حسابداری خرید تحویل، سند حسابداری صادر و سپس توسط کارمند خرید به تأمین کننده تحویل و کالا خریداری می گردد و فرم رسید چک توسط تأمین کننده امضاء و به کارمند خرید برای تحویل به حسابداری مالی عودت می شود. در صورتیکه پرداخت پیش پرداخت لازم نباشد، کالا توسط کارمند خرید، خریداری می گردد. سپس فاکتور از تأمین کننده دریافت و کالا به مقصد تعیین شده انتقال داده می شود. فاکتور دریافتی توسط ناظران مجاز سازمان کنترل و پس از امضا و تأیید به رئیس واحد خرید تحویل داده می شود.

بدو ورود کالا به سازمان فرم ارسال کالا و بارنامه کالا توسط کارمند خرید به همراه کالا، تحویل انبار می گردد.

انبار بعد از طی مراحل دریافت توضیح داده شده در روش اجرایی انبار اقدام به صدور فرم رسید انبار مربوط به کالاهای خریداری شده در سه نسخه می نماید، یک نسخه از آن در انبار بایگانی و دو نسخه دیگر به قسمت خرید ارسال می گردد. یک نسخه از فرم رسید انبار در قسمت خرید بایگانی و نسخه دوم با ضمیمه فاکتور خرید به قسمت حسابداری خرید ارسال می شود (جهت یکسان سازی فاکتورهای خرید می توان فاکتورها را در یک فرم فاکتور با شماره سریال های متوالی ثبت و فاکتور فروشنده ضمیمه این فرم گردد). در قسمت حسابداری خرید نسبت به صدور فرم گزارش کارپردازی و صدور سند حسابداری موقت و صدور فرم درخواست صدور چک، اقدام می شود. گزارش کارپردازی به همراه یک نسخه رسید انبار، سند حسابداری موقت، فاکتور خرید، استعلامها یا پیش فاکتورهای اخذ شده مرتبط با خرید انجام شده و یک فرم درخواست صدور چک به حسابداری مالی ارسال می گردد و در حسابداری مالی توسط مسئول مربوطه امضاء، سند حسابداری موقت صادر شده توسط حسابداری خرید با مدارک ارسالی کنترل و قطعی می گردد، سند حسابداری قطعی به همراه کلیه مدارک مربوطه (رسید، فاکتور، گزارش کارپردازی، فرم درخواست صدور چک و...) در حسابداری مالی بایگانی می گردد.

با توجه به فرم درخواست صدور چک و سایر اسناد پیوست آن، برگ چک و فرم رسید چک صادر و پس از امضاء شدن، به کارمند خرید جهت تحویل به تأمین کننده ارجاع می شود. تأمین کننده پس از دریافت چک، فرم رسید چک را امضاء و آن را به کارمند خرید تحویل می دهد، سپس فرم امضاء شده رسید چک به حسابداری مالی عودت داده می شود.

فرآيند اطلاع رساني از محموله هاي در حال ورود به سازمان:

تمامي محموله هايي كه در يك محدوده زماني مشخص وارد سازمان مي گردند قبل از ورود جهت انجام اقدامات پش از دریافت، تخلیه مناسب و اطلاع به واحدهای مصرفی به انبار اطلاع رساني می گردند ( معمولا ۲۴ ساعت قبل از ورود).

عملكرد تحويل به موقع تامين كننده:

تحويل به موقع تامين كنندگان بيانگر توانمندي تامین کنندگان کالا در تحويل محموله هاي مورد درخواست و نیاز خرید سازمان مطابق با پارمترهاي تعيين شده سازمان مي باشد. در محاسبه اين عملكرد پارامترهايي همچون: تعداد تحويلي، زمان تحويل، كيفيت تحويل و ... مي توانند تاثير گذار باشند لذا واحد خرید دارای لیستی از تامین کنندگان بوده و عملکرد تامین کنندگان در آن مورد ارزیابی قرار می گیرند.

فرآيند خرید خدمت:

یک نسخه از فرم سفارش خريد خدمت تکمیل شده توسط واحد درخواست کننده با کلیه امضاها مورد نیاز مجاز مبنی بر نیاز به ارائه خدمت به واحد خرید ارجاع می شود، سپس با توجه به اطلاعات مندرج در فرم سفارش خريد خدمت، سفارشات مشخص شده، دسته بندی شده و سفارشاتی که نیاز به اخذ استعلام یا دریافت پیش فاکتور، وارد سیکل مربوطه می گردند و جهت اقدام به کارمندان خرید و کارپردازان ارجاع می شود و ادامه مراحل طبق رویه خرید کالا انجام می گیرد، با این تفاوت که در خرید خدمات، تحویل گیرنده خدمت واحد درخواست کننده خدمت می باشد.

در صورت نیاز به پیش پرداخت، پیش فاکتور واصله توسط افراد مجاز سازمان، تأیید شده و جهت صدور چک به حسابداری مالی ارسال می گردد و طبق رویه خرید کالا انجام می شود.

بعد از انجام خدمت و تحویل خدمت به واحد مربوطه، فرم رسید خرید خدمت توسط کارمند خرید صادر و برای درخواست کننده خدمت و نماینده فنی وی جهت اظهار نظر و امضاء ارسال می گردد. در صورتیکه خدمت انجام شده مورد تأیید واحد درخواست کننده نباشد، توسط واحد مربوطه در فرم قید می شود و به تأمین کننده جهت اصلاح و دریافت کامل خدمت اطلاع داده می شود. اما در صورتیکه خدمت انجام شده مورد تأیید باشد، فرم رسید خرید خدمت جهت انجام مراحل دیگر با ضمیمه فاکتور به واحد حسابداری خرید ارسال می گردد و ادامه مراحل طبق رویه خرید کالا انجام می گیرد.

تنخواه گردانی خريدکالا یا خريد خدمت:

با ارائه گزارش به حسابداری مالی در مورد هزینه هایی که از محل تنخواه واحد خرید و کارپردازان انجام گرفته، فرم تنخواه گردانی توسط اپراتور خرید صادر و به همراه مدارک هزینه ای مرتبط مرتبط به حسابداری خرید ارسال می گردد. واحد حسابداری نسبت به صدور سند حسابداری موقت اقدام و پس از کنترل و امضاء فرم تنخواه گردانی و قطعی کردن سند موقت صادره در حسابداری مالی، معادل هزینه های تسویه شده، تنخواه واحد خرید و کارپردازان شارژ و مبلغ تنخواه تحویل قسمت خرید شده و رسید آن دریافت می گردد. سند مالی مربوط به رسید دریافتی نیز در حسابداری مالی صادر می شود.

warehousing.blogfa,com

 

 

 

نوشتن دیدگاه


تصویر امنیتی
تصویر امنیتی جدید

ما افتخار همکاری با این شرکتها را داشته ایم


شرکت ساختمانی راساب -  شرکت پوش نما  -  شرکت مهندسی پل و ساختمان الموت  -  شرکت رنگسازی پوشش پارس  -  شرکت راه سازی ناودیس راه- شرکت مهندسي سانا - شرکت بین المللی نام آوران راه و ابنیه  -  شرکت ساختمانی مولدینگ  -  شرکت ساختمانی کیان کار  -  شرکت فرآورده های صنعتی صدف داش  -  شرکت مبلمان اداري اسالم  -  شرکت دانيال خوزستان  -  شرکت مهندسي شفق ديمچه  -  شرکت ني ريز گمار - شرکت بلند طبقه - شرکت برزیلی آندرادگوتی یرز AG و  - شرکت ساختمانی سرمل - شرکت ساختمانی آبژ -  شرکت هورآذر خوزستان  -  شرکت كارنمايان سينا  -  شرکت سبز انديشان – شرکت زرين دشت  -  شركت مهندسي راه و ساختمان ريبار  -  هتل آپارتمان طوبي  - شرکت ساختمانی عمران سریر -  شرکت ساختمانی پرلیت - شرکت تا...

   

 ادامه مطلب...