مقالات

کدگذاری کالاها فراتر از یک شناسه برای ورود اطلاعات


کدگذاری کالا مدتهاست که در انبارهای مکانیزه رایج شده و همه سازمانهایی که از نرم افزار برای نگهداری حساب کالاهای انبار استفاده می کنند از سیستم های مختلف کدگذاری بهره می گیرند که بسته به نظر و دانش شخص یا تیم پیاده سازی با یکدیگر متفاوت بوده و در سطوح مختلف

طراحی و پیاده سازی می شود اما نکته قابل توجه این است که اهمیت و نقش کدگذاری صحیح و اصولی کالا از سوی  بسیاری از متولیان انبار و مدیران و صاحبین سرمایه مغفول مانده است.

در بسیاری موارد مشاهده می شود برای کد گذاری کالا از مشاوران با تجربه استفاده شده و کدگذاری کالاهای انبار با وسواس و دقت زیاد طراحی و پیاده سازی می شود ولی در مقام عمل تنها استفاده ای که از سیستم کدینگ کالا می شود به عنوان شناسه ای برای ورود کالا به نرم افزار استفاده می شود و این در حالیست که اگر استفاده  از کد به اینجا ختم شود می توان با استفاده از اعداد پیاپی (سریال) مثلا 00000001 ، 00000002 و ... بصورت متوالی استفاده کرد

اما اگر استفاده های تخصصی از کد مد نظر باشد موضوع متفاوت بوده که من سعی دارم در این مقاله لزوم و فواید داشتن سیستم کدگذاری مبتنی بر منطق و نیازهای هر سازمان را به اختصار توضیح دهم.

با ما همراه باشید

چرا باید کالاهایمان را کد گذاری کنیم؟

كد گذاري نخستين گام در راه برقراري نظم معنا دار در سيستم هاي اطلاعاتي به شمار مي رود با طبقه بندی هر گروه از اجناس و اختصاص یک عدد یونیک برای هر یک از کالاها عملا نام های طولانی و تعاریف مختلف هر کالا را تبدیل به یک شماره قابل فهم و پیگیری کرده ایم که می تواند به عنوان زبان مشترک بین اشخاص مختلف در سازمان بکار گرفته شود این شماره دارای منطق بوده و از سیستم از پیش تعریف شده ای پیروی می کند و این موضوع کد کالا را دارای مفهوم کرده و قابلیت ردیابی و تفکیک بسیار مناسبی به کالاها می بخشد.

می دانیم که برآورد قیمت تمام شده محصول و یا اجزای محصول تا چه میزان در برنامه ریزی های کلان سازمانها تاثیر دارد و قیمت تمام شده در سیاست گذاری های راهبردی هر سازمان نقشی بی بدیل را ایفا میکند برای پی بردن به اهمیت موضوع به مثالهای زیر توجه کنید

فرض کنید در یکی ازپروژه های  راه سازی در یک شرکت پیمانکاری که بخشی از کار تکمیل شده قصد داریم هزینه های انجام شده را به تفکیک محاسبه کنیم مثلا برای محاسبه هزینه های انجام شده برای ساخت یک پل می بایست مصالح مصرفی در ساخت این پل را محاسبه کنیم در صورتی که سیستم کدگذاری منظمی در اختیار نداشته باشیم می بایست لیست آرماتورهای مصرفی را که احتمالا در سایزهای مختلف تهیه شده را بر اساس نام و سایز آنها تک تک گزارش گیری کرده و جمع بندی کنیم که این کار علاوه بر اینکه زمان زیادی را طلب می کند از دقت لازم برخوردار نیست در حالی که اگر سیستم کدگذاری منظمی داشته باشیم با فیلتر کردن طبقه آهن آلات و در پی آن گروه آرماتورها در مرکز مصرف پل مورد نظر بسادگی و بدون خطاهای معمول هزینه کلی آرماتورهای مصرفی این پل را در کوتاه ترین زمان بدست خواهیم آورد

مثالی دیگر : برای محاسبه مصرف ماهیانه لوازم برقی و الکترونیکی در محصولات  یک شرکت تولید کننده لوازم خانگی لازم نیست کلیه قطعات برقی و الکترونیکی مصرف شده تک تک شناسایی ، از لیست کالاهای مصرفی استخراج و مستقلا گزارش گیری و محاسبه شوند با داشتن سیستم کدگذاری قابل اتکا و مطمئن کافیست طبقه یا طبقات لوازم الکتریکی و الکترونیکی فیلتر و جمع بندی شوند.

علاوه بر مثال فوق برای تصمیم گیری در مورد موجودی های انبار چه به لحاظ ریالی و چه به لحاظ تعدادی می توان از طبقه یا گروه یا حتی زیر گروه کالاهای خاص گزارش موجودی گرفت و برای تصمیم گیری مورد استفاده قرار داد مثلا موجودی ریالی  لوازم یدکی یا انواع روغن و روانکارها و... در انبار چقدر است

بنابراین می بینید که پردازش اطلاعات با استفاده از طبقه و گروه بندی اصولی کالاها تا چه اندازه تسهیل شده و در عین حال قابل اعتماد خواهد بود

اما همه اینها در صورتی مفید و قابل استفاده خواهد بود که کد گذاری کالاها توسط افراد با تجربه انجام شود در اینجا لازم می دانم تاکید کنم به هیچ عنوان از گدگذاری شرکتهای دیگر برای سازمان خود استفاده نکنید شخصا در بسیاری از شرکتها و سازمانها با مواردی روبرو شده ام که یک شرکت بنا به دلایلی اقدام به استفاده از کدهای آماده سایر شرکتها کرده است که به دلایل زیر این نوع کدگذاری ها نتایج مطلوبی را در پی نخواهد داشت.

میزان تفکیک کالا :

مثال : در یک شرکت پخش ابزارآلات صنعتی یک انبردست می تواند با سایز ، میزان مقاومت در برابر جریان الکتریکی (فشار قوی و فشار ضعیف) ، کشور سازنده ، نوع آلیاژ به کار رفته و... تفکیک شده و در کد گذاری کالا برای هریک از موارد فوق که بسیار قابل گسترش هستند کد جداگانه اختصاص داده شود این نوع گروه بندی برای یک شرکت وارد کننده و مشتریان آن شرکت بسیار حائز اهمیت می باشد در صورتی که  اگر این منطق کد گذاری در شرکتی دیگر حتی با فعالیت  مشابه استفاده شود که فقط تعدادی انبردست برای استفاده تکنسین های شرکت خریداری و نگهداری می کند نه تنها مفید نیست بلکه به شدت باعث سردر گمی انبارداران خواهد شد و این مورد در اقلام تخصصی تر شدت بیشتری خواهد داشت پس می توان نتیجه گرفت در یک شرکت که به ندرت اقدام به خرید لوازم یدکی می کند سایز کاسه نمد و بلبرینگ کاربردی نبوده ولی در یک نمایندگی تعمیرات خودرو و یا یک تولید کننده قطعات خودرو جزو ارکان اصلی اطلاعات می باشد.

مثالی دیگر:

فرض کنید در یک شرکت تولید و پخش لبنیات برای یکی از پرسنل یک عدد عینک خریداری می شود به اعتقاد من چون شرکت در زمینه تولید و یا پخش عینک فعالیتی نداشته و به ندرت  اقدام به خرید این کالا می کند طبقه بندی عینک طبی ، ایمنی و آفتابی کفایت می کند در صورتی که در یک شرکت فعال در زمینه اپتومتری به علت تنوع در سایز ، نوع فریم ، نوع وشماره شیشه و ... ممکن است این تفکیک به هزاران مورد منتهی شود.

مهم: توضیحات فوق نافی ارزش و اهمیت مشخصات و تفکیک کالا در سیستم کدگذاری نبوده و فقط بر در نظر داشتن هزینه و فایده ثبت مشخصات تکمیلی تاکید دارد که تشخیص این مهم فقط از عهده افرادی بر می آید که تجارب علمی و عملی در این زمینه دارند

زمانی که ما منطق کد گذاری را خودمان طراحی می کنیم ساختار کدگذاری را بر اساس کالاهای خود با توجه به تنوع اقلام ، تعداد گردش و شرایط امروز و نیازهای آتی طراحی می کنیم در حالی که با استفاده از کدهای آماده دیگر شرکتها مجبوریم شرایط موجود سازمان خود را با سیستم از پیش طراحی شده دیگران تطبیق داده و هماهنگ کنیم که این خود باعث نا کارآمد شدن این سیستم خواهد شد.

در پایان آرزو دارم مطالب فوق که بر اساس مطالعات و تجربیات شخصی تهیه گردیده است مورد استفاده شما سروران گرامی قرار گرفته و من همواره از پیشنهاد ها و انتقادات سازنده  شما عزیزان استقبال می کنم.

موفقیت فردای هر کسب و کاری حاصل برنامه ریزی و آینده نگری سنجیده امروز است.

 

 

نوشتن دیدگاه


تصویر امنیتی
تصویر امنیتی جدید

ما افتخار همکاری با این شرکتها را داشته ایم


شرکت ساختمانی راساب -  شرکت پوش نما  -  شرکت مهندسی پل و ساختمان الموت  -  شرکت رنگسازی پوشش پارس  -  شرکت راه سازی ناودیس راه- شرکت مهندسي سانا - شرکت بین المللی نام آوران راه و ابنیه  -  شرکت ساختمانی مولدینگ  -  شرکت ساختمانی کیان کار  -  شرکت فرآورده های صنعتی صدف داش  -  شرکت مبلمان اداري اسالم  -  شرکت دانيال خوزستان  -  شرکت مهندسي شفق ديمچه  -  شرکت ني ريز گمار - شرکت بلند طبقه - شرکت برزیلی آندرادگوتی یرز AG و  - شرکت ساختمانی سرمل - شرکت ساختمانی آبژ -  شرکت هورآذر خوزستان  -  شرکت كارنمايان سينا  -  شرکت سبز انديشان – شرکت زرين دشت  -  شركت مهندسي راه و ساختمان ريبار  -  هتل آپارتمان طوبي  - شرکت ساختمانی عمران سریر -  شرکت ساختمانی پرلیت - شرکت تا...

   

 ادامه مطلب...